Klant invoeren

Klant invoeren

Bij het vastleggen van klantgegevens zijn de meeste velden optioneel. Indien gewenst kun je alleen de gegevens invullen die je daadwerkelijk nodig heeft.
Tip: Houd je muiscursor enkele seconde op een invoerveld of klik op de info-iconen bij de verschillende instellingen voor meer informatie.

1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Nieuwe Klant’
2. Vul de klantgegevens in
   Tip: Standaard instellingen die voor alle klanten gelden – bijvoorbeeld een betalingstermijn – kunnen als algemene instelling worden vastgelegd in het TMS. Deze algemene instellingen worden overgenomen bij het aanmaken van een nieuwe klant. Uiteraard kun je per klant wel afwijken van de algemene instellingen.
   Bekijk de algemene instelling via ‘Instellingen’ > Algemeen’ > Tabblad ‘Klanten’.
3. Klik op ‘Opslaan’

Tip: Voeg het logo van de klant toe om dit weer te geven in de orderbevestiging e-mail aan de ontvanger, de vrachtbrief en de verzendlabels, in plaats van het eigen logo. Naast het logo worden ook de bedrijfsgegevens van de klant vermeld, in plaats van de eigen bedrijfsgegevens.
Tip: Voer je het BTW nummer van de klant in, dan kun je vervolgens op het groene vinkje klikken, om te controleren of de gegevens juist zijn. Deze gegevens worden gecontroleerd met het VIES register.

Contactpersonen

Aan de rechterzijde van het scherm – bij ‘Contactpersonen’ – krijg je de mogelijkheid om contactpersonen of afdelingen vast te leggen. Je kunt meerdere contactpersonen ingeven. Hierdoor kun je bij orderingave bijvoorbeeld ook vastleggen wie een order geplaatst heeft. Ook kun je (in plaats van personen) afdelingen vastleggen. Waardoor je de juiste documentatie naar de juiste afdeling kunt versturen. Je kunt bijvoorbeeld ‘Financiële administratie’ aanmaken om hier facturen naar te versturen.

4. Vul bij ‘Contactpersoon 1’ de algemene contactgegevens vast.
   ‘Aanhef’, ‘Naam’, ‘E-mail’, Telefoon’, ‘Mobiel’
5. Leg optionele instellingen vast:
   1. (Indien van toepassing) Facturatie
      Selecteer facturatieopties indien de persoon/afdeling digitale facturen dient te ontvangen.
   2. Toegang tot Klanten Portal
      Biedt je de klanten toegang tot een Klanten Portal? Dan kun je per klant meerdere contactpersonen/afdelingen toegang geven. Maak hiervoor inloggegevens aan bij de contactpersoon en ken de juiste rechten toe.
      Een uitgebreide uitleg over gebruikers toegang geven tot een Klanten Portal is te vinden in het artikel: Klant toegang geven
   3. Koppeling EasyTrans (extern)
      Betreft het een opdrachtgever die ook gebruik maakt van EasyTrans? Dan kun je ordergegevens geautomatiseerd ontvangen, d.m.v. een koppeling tussen EasyTrans Systemen. Geef de contactpersoon toestemming orders naar je te versturen door inloggegevens aan te maken met de rechten ‘Import/Export API’
      Uitgebreide uitleg over een koppeling met een extern EasyTrans Systeem is te vinden in het artikel: Koppeling EasyTrans (extern)
6. (Indien van toepassing) Klik op ‘Nieuwe contactpersoon’ om meerdere personen of afdelingen vast te leggen
7. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de klantgegevens op te slaan

Herhaal bovenstaande stappen om het klantenbestand vast te leggen.