Klant invoeren

Klant invoeren

Bij het vastleggen van klantgegevens zijn de meeste velden optioneel. Indien gewenst kunt u alleen de gegevens invullen die u daadwerkelijk nodig heeft.
Tip: Houdt uw muiscursor enkele seconde op een invoerveld of klik op de info-iconen bij de verschillende instellingen voor meer informatie!

1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Nieuwe Klant’
2. Vul de klantgegevens in
   Tip: Standaard instellingen die voor alle klanten gelden – bijvoorbeeld een betalingstermijn – kunnen als algemene instelling worden vastgelegd in het TMS. Deze algemene instellingen worden overgenomen bij het aanmaken van een nieuwe klant. Uiteraard kunt u per klant wel afwijken van uw algemene instellingen.
   Bekijk uw algemene instelling via ‘Instellingen’ > Algemeen’ > Tabblad ‘Klanten’.
3. Klik op ‘Opslaan’

Contactpersonen

Aan de rechterzijde van uw scherm – bij ‘Contactpersonen’ – krijgt u nu de mogelijkheid om contactpersonen of afdelingen vast te leggen. U kunt meerdere contactpersonen ingeven. Hierdoor kunt u bij orderingave bijvoorbeeld ook vastleggen wíe een order geplaatst heeft. Ook kunt u (in plaats van personen) afdelingen vastleggen. Waardoor u de juiste documentatie naar de juiste afdeling kunt versturen. U kunt bijvoorbeeld ‘Financiële administratie’ aanmaken om hier facturen naar te versturen.

4. Vul bij ‘Contactpersoon 1’ de algemene contactgegevens vast.
   ‘Aanhef’, ‘Naam’, ‘E-mail’, Telefoon’, ‘Mobiel’
5. Leg optionele instellingen vast:
   1. (Indien van toepassing) Facturatie
      Selecteer facturatieopties indien de persoon/afdeling digitale facturen dient te ontvangen.
   2. Toegang tot Klanten Portal
      Biedt u uw klanten toegang tot een Klanten Portal? Dan kunt u per klant meerdere contactpersonen/afdelingen toegang geven. Maak hiervoor inloggegevens aan bij de contactpersoon en ken de juiste rechten toe.
      Een uitgebreide uitleg over gebruikers toegang geven tot een Klanten Portal vindt u in het artikel: Klant toegang geven
   3. Koppeling EasyTrans (extern)
      Betreft het een opdrachtgever die ook gebruik maakt van EasyTrans? Dan kunt u ordergegevens geautomatiseerd ontvangen, d.m.v. een koppeling tussen EasyTrans Systemen. Geef de contactpersoon toestemming orders naar u te versturen door inloggegevens aan te maken met de rechten ‘Import/Export API’
      Uitgebreide uitleg over een koppeling met een extern EasyTrans Systeem vindt u in het artikel: Koppeling EasyTrans (extern)
6. (Indien van toepassing) Klik op ‘Nieuwe contactpersoon’ om meerdere personen of afdelingen vast te leggen
7. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de klantgegevens op te slaan

Herhaal bovenstaande stappen om uw klantenbestand vast te leggen.