Stap 2: Web-orders

Geüpdatet26 juli 2023

Ingave opties web-ordering

Bij de producten heb je ingesteld hoe de weergave bij een orderingave voor web-orders moet zijn. De algemene instellingen gelden ook voor het Klanten Portal. Heb je bijvoorbeeld ingesteld dat je werkt met venstertijden (periode tijden)? Dan is dit in het Klanten Portal ook het geval. Daarnaast heb je voor het Klanten Portal nog enkele aanvullende opties:

Aanvullende opties

Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Product’.
Open het product dat je wilt aanbieden via het Klanten Portal en controleer bij ‘Productopties’ > ‘Weergave opties in de web-order omgeving’ de instellingen:
- ‘Datum en tijd weergeven bij de bestemmingen in de web-order omgeving’;
  Met deze instelling kunnen er bij web-orders ophaal- en afleverdata en tijden ingeven worden bij de bestemmingen. Wanneer je deze instelling uitschakelt kan de klant enkel een ophaaldatum en tijd invoeren en worden de afleverdata en tijden niet getoond.
- ‘Uitgebreide goederen invoer per soort colli’;
  Standaard wordt er in het Klanten Portal een uitgebreide goedereninvoer gebruikt. Net als in de planomgeving kan een klant dan eigen tarief/goederensoorten ingeven en bij meerdere bestemmingen aangeven welke goederen waar opgehaald- en/of afgeleverd moeten worden. Je kunt er echter voor kiezen om een vereenvoudigde goedereninvoer te bieden. Hierbij kan een klant de volgende informatie ingeven: ‘Aantal colli’, ‘Gewicht’, ‘Lengte’, ‘Breedte’ en ‘Hoogte’.

Verplichte velden bij web-ordering

Heb je altijd bepaalde gegevens nodig bij een web-order? Bijvoorbeeld het aantal te vervoeren colli? Dan kun je instellen dat deze gegevens altijd verplicht ingegeven moeten worden. Een order kan dan niet geplaatst worden zonder de verplicht gestelde gegevens:

Vink bij ‘Productopties’ > ‘Verplichte velden in de web-order omgeving’ aan welke velden altijd ingegeven moeten worden:
- Aantal colli verplicht in te vullen
- Gewicht verplicht in te vullen
- Lengte x Breedte x Hoogte verplicht in te vullen
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instellingen op te slaan.

Web-orders ontvangen

Een geplaatste web-order is direct zichtbaar in het orderoverzicht. De klant ontvangt na het plaatsen van een web-order meteen een orderbevestiging, inclusief Track & Trace link. Afhankelijk van de instellingen ontvang je hier uiteraard ook een kopie van.

Standaard krijgen ontvangen web-orders een aparte status in de planomgeving. Geplaatste web-orders krijgen een markering als ontvangen maar nog niet geaccepteerd. Hiermee krijgt de web-order ook een andere kleurmarkering en is dus duidelijk herkenbaar. De planner kan de web-order vervolgens op geaccepteerd zetten zodra deze de order daadwerkelijk gaat verwerken. Deze aparte markering wordt ook in het Klanten Portal weergegeven. Hiermee geef je de klanten extra zekerheid dat een aangemelde web-order ook daadwerkelijk is gezien door de planning. Je kunt er ook voor kiezen orders direct te accepteren, dan krijgen de orders niet een aparte markering maar de status ‘Open’.

Kleurmarkering openstaande web-orders

Niet geaccepteerde web-orders worden vetgedrukt, met een paarse kleurmarkering, weergegeven in het orderoverzicht. Je kunt deze standaard kleurmarkering naar wens aanpassen.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Kleuren’.
Kies bij de regel ‘Openstaande web-order’ een kleur naar keuze.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.

Web-order direct accepteren

Standaard krijgen geplaatste web-orders een aparte markering, als ontvangen maar nog niet geaccepteerd. Je kunt er ook voor kiezen orders direct te accepteren, dan krijgen de orders niet een aparte markering maar de status ‘Open’.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Tarievenbeheer’ > ‘Product’.
Open het product waarvan je web-orders DIRECT wilt ACCEPTEREN.
Vink bij ‘Productopties’ de optie ‘Nieuwe web-order eerst accepteren’ uit.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan.