Wat is een Klanten Portal?
Met een Klanten Portal kun je klanten toegang geven tot een eigen online omgeving. Door in te loggen bij het Klanten Portal kunnen de klanten online transportorders plaatsen (web-orderen). Het biedt daarnaast veel extra service doordat je eenvoudig informatie kunt delen met de klant zoals orderstatus, orderhistorie en optioneel ook de facturatie.
Web-ordering
Je bepaalt zelf welke diensten je aanbiedt in het Klanten Portal. Hierbij kun je tevens per product of klant nog besluiten om wel of geen tarieven weer te geven. De klanten kunnen vervolgens online de transportdiensten bestellen. Om orders gemakkelijk in te kunnen voeren heeft de klant hierbij toegang tot het eigen adresboek. Ook zijn er diverse importfuncties beschikbaar om snel meerdere orders te kunnen plaatsen. Na het definitief bestellen van een web-order ontvangt de klant meteen een opdrachtbevestiging, inclusief Track & Trace link. Geplaatste web-orders zijn direct zichtbaar in het planningsoverzicht. Indien gewenst kun je ontvangen web-orders markeren als ‘geaccepteerd’, hiermee kan de klant zien dat een order in behandeling is genomen door de planning.
Transportdocumenten
Na het plaatsen van een web-order kan de klant direct de juiste transportdocumenten aanmaken en printen:
- Vrachtbrief
- Orderlijst
- CMR (volledige afdruk of overlay (voorbedrukt))
- Verzendlabel (10 x 15 cm of 4x op 1 A4)
Status transportopdrachten
Met het Klanten Portal geef je klanten inzicht in lopende en afgeronde orders. Alle afmeldinformatie die je in de planomgeving vastlegt wordt direct teruggekoppeld naar het Klanten Portal. De orders worden (net als in de planomgeving) helder weergegeven in een orderoverzicht. Ook de klant kan in het orderoverzicht zoeken, sorteren en filteren. De actuele status van een transportopdracht is dan ook heel eenvoudig in te zien vanuit het Klanten Portal. Daarnaast zijn de Track & Trace pagina’s vanuit de orders op te vragen, of te delen! De klant kan dus zelfs de uiteindelijke ontvangers informeren over de actuele status. Dit levert voor zowel de klanten als de planner veel voordeel op.
Offertes en tarieven
Wanneer je ervoor kiest om tarieven zichtbaar te maken in het Klanten Portal (afhankelijk van de gebruikersrechten) kunnen klanten direct zien wat een transportopdracht kost. Hierdoor kun je het Klanten Portal ook als offertemodel gebruiken. Daarnaast is het mogelijk om klanten de mogelijkheid te bieden om offertes aan te vragen via het Klanten Portal. De planning maakt vervolgens de offerte in orde en mailt deze naar de klant.
De klant kan vanuit de ontvangen e-mail direct een offerte goedkeuren. De offerte wordt daarmee direct omgezet naar een opdracht in zowel het Klanten Portal als de planomgeving. Maak je gebruik van de module Vreemde Valuta? Dan worden de prijzen in het Klanten Portal uiteraard ook weergegeven met de ingestelde valuta!
Je kunt ook per product aangeven of de tarieven uitgesplitst, alleen met totaal prijs of helemaal niet worden weergegeven in het Klanten Portal.
Facturatie
EasyTrans kent voor het Klanten Portal meerdere niveaus qua gebruikersrechten. Een klant met volledige rechten heeft ook toegang tot het eigen factuuroverzicht. Het factuuroverzicht biedt een weergave van lopende facturen en de factuurhistorie. Hierbij is in één oogopslag te zien wanneer een factuur uiterlijk betaald moet worden en óf een factuur al voldaan is. Kun je Online betalingen ontvangen? Dan kunnen facturen ook vanuit het Klanten Portal betaald worden!
Exportfunctie
Met een Premium pakket beschik je naast een Klanten Portal ook over een uitgebreide exportfunctie. Ook klanten (met volledige toegang tot het Klanten Portal) kunnen gebruik maken van deze exportfunctie. In een Klanten Portal zijn er diverse exportformats beschikbaar waarmee orderdetails kunnen worden geëxporteerd.
Vervoerder Portal/Chauffeurs App
Het Premium Plus pakket van EasyTrans Software bevat naast een volledig Transport Management Systeem, een eigen Klanten Portal en een uitgebreide exportfunctie óók een eigen Vervoerder Portal. Realtime nieuwe transportopdrachten doorgeven (planning) en ontvangen (vervoerder) is onderdeel van een Vervoerder Portal. De Vervoerder Portal kan vervolgens door een chauffeur gebruikt worden als Chauffeurs App. Hiermee kan een vervoerder o.a. onderweg transportorders afmelden.
Geautomatiseerde orderstatus
De afmeldinformatie die geregistreerd wordt met de Chauffeurs App is direct beschikbaar in de planomgeving. Algemene afmeldinformatie zoals de tijd van ontvangst/afgifte, de naam van de ontvanger/afgever, digitale handtekeningen en afbeeldingen zijn daardoor ook direct zichtbaar in het Klanten Portal! Wanneer de chauffeur de eerste bestemming heeft afgemeld komt er ook een ‘vrachtwagen-icoon’ achter het ordernummer te staan in het order overzicht.
Geautomatiseerde prijsberekening
Afhankelijk van de instellingen moet sommige afmeldinformatie mogelijk nog verwerkt worden door een planner, denk hierbij bijvoorbeeld aan wachttijden die moeten worden doorbelast aan een klant. Dit kan echter ook geautomatiseerd. Alle verwerkte en algemene afmeldinformatie is altijd meteen beschikbaar in het Klanten Portal. Worden vastgelegde wachttijden bijvoorbeeld geautomatiseerd verwerkt? Als hier een (gedeeld) tarief aan gekoppeld is wordt dit direct getoond in het Klanten Portal.
Documentopslag module
Met de Documentopslag module van EasyTrans Software kun je documenten bij de transportorders opslaan. Je kunt bijvoorbeeld ondertekende transportdocumenten, afbeeldingen, douanepapieren of originele orders direct bij de transportopdrachten bewaren. Dit helpt je om het dossierbeheer veilig en volledig te digitaliseren in het TMS!
Documenten delen
Bij iedere bestemming in de order kun je met de Documentopslag module twee documenten opslaan. Documenten van maximaal 2MB bij de standaard Documentopslag module, en tot 20MB bij de Documentopslag module Groot. Bij ieder document kun je aangeven of deze enkel voor intern gebruik zichtbaar moet zijn, of ook gedeeld mag worden. Openbare documenten kun je delen met de klanten en vervoerders, interne documenten worden op geen enkele manier gedeeld.
Openbare documenten zijn direct zichtbaar in het Klanten Portal! Net als in de planomgeving staan er in een Klanten Portal ‘bijlage’-iconen: 
bij alle bestemmingen waarbij documenten zijn opgeslagen. De klant kan hier de documenten downloaden en openen.
Documenten ontvangen
Maar niet alleen in de planomgeving kunnen documenten worden opgeslagen. Bij het plaatsen van een web-order kan een klant ook zelf documenten toevoegen bij de bestelling! Zodra de web-order daadwerkelijk is geplaatst kan de klant geen wijzigingen meer aanbrengen in het dossier. Het toegevoegde document is automatisch een openbaar document, en er kunnen geen documenten meer worden toegevoegd of verwijderd. Een klant kan dan enkel de (openbare) documenten nog inzien.
Koppeling Externe Vervoerders
Biedt jouw transportbedrijf het vervoer van zendingen aan via externe vervoerders? Soms maken deze externe vervoerders gebruik van een eigen bestelportal. EasyTrans Software biedt koppelingen met diverse logistieke dienstverleners (zoals DHL, DPD, GLS, Packs, TNT en UPS). Met een koppeling tussen beide systemen kun je gemakkelijk en snel zendingen aanmelden bij de vervoerder. De prijs wordt teruggekoppeld en er kan direct een verzendlabel worden aangemaakt. Bij veel koppelingen kunnen zendingen ook vanuit het Klanten Portal worden aangemeld. De klant kan dan zelf orders aanmelden en verzendlabels printen. De koppelingen bevatten daarbij geïntegreerde Track & Trace. Hierdoor blijven jij en de klant altijd op de hoogte over de status van de zending.
EasyTrans Software