Wat is een Inkoopmodule?
Met de Inkoopmodule van EasyTrans Software kunt u de inkoopkosten en de opbrengsten van uw transportopdrachten bijhouden. U kunt aan ieder verkooptarief een inkooptarief koppelen, eventueel met specifieke tarieven per vervoerder. U ziet hierdoor direct wat een order kost én oplevert. Uiteraard kunnen afgesproken prijzen bevestigt worden naar vervoerders. Daarnaast kunt u eenvoudig inkoopfacturen maken, waarmee u bijvoorbeeld kunt controleren of gedeclareerde bedragen correct zijn.
Inkooptarieven
U kunt aan ieder verkooptarief een inkooptarief koppelen. Hierbij kunt u ook specifieke inkooptarieven per vervoerder vastleggen. Ideaal als u werkt met externe partijen!
Opbrengst orders
Door inkooptarieven vast te leggen zijn de kosten en opbrengsten van een transportopdracht altijd direct inzichtelijk. Zowel in de orders zelf, als in het orderoverzicht ziet u de verkooptarieven, inkooptarieven en de marges. U kunt dus in één oogopslag zien wat een order kost én oplevert.
Delen met vervoerder
Wanneer de inkooptarieven in EasyTrans zijn ingesteld kunt u de prijsberekeningen bij orders geautomatiseerd uitvoeren. Uiteraard kunt u ook altijd handmatig inkooptarieven ingeven of wijzigen in een order. De overeengekomen prijs kunt u vervolgens eenvoudig delen met uw vervoerder – per e-mail, door gegevensuitwisseling via EasyTrans of via de Vervoerder Portal.
Gereden kilometers
U kunt werkelijk gereden kilometers ten opzichte van berekende kilometers bijhouden met de Inkoopmodule.
Inkoopkilometers
Naast de verkoopkilometers, die u wellicht doorbelast aan uw klanten, kunt u ook werkelijk gereden kilometers registreren. Net als bij de verkoopkilometers kunt u hiervoor gebruik maken van een geautomatiseerde kilometerberekening. Daarbij kunt u ook voor de inkoopkilometers eventuele afstandscorrecties vastleggen, per kilometer of procentueel, positief of negatief én per vervoerder!
Vervoerder Portal
Met een Premium Plus pakket van EasyTrans Software is een eigen Vervoerder Portal onderdeel van uw Transport Management Systeem. Een Vervoerder Portal biedt planners de mogelijkheid om eenvoudig nieuwe vervoersopdrachten door te geven. De vervoerdersportal kan vervolgens door een chauffeur gebruikt worden als Chauffeurs App, waarmee onderweg orders afgemeld kunnen worden. De afmeldinformatie, waaronder de gereden kilometers, zijn direct beschikbaar in uw planomgeving.
Inkoopfacturen
Doordat de inkoopkosten in de orders zijn geregistreerd kunt u met een paar klikken inkoopfacturen aanmaken.
Inkoopfacturatie
U kunt inkoopfacturen maken, versturen en controleren. Een inkoopfactuur geeft u een overzicht van het bedrag dat uw vervoerder mag declareren. U kunt dus in één oogopslag controleren of ontvangen declaraties van uw vervoerders correct zijn. Of hoeveel u uw personeel dient te betalen. Net als bij de verkoopfacturen heeft u voor de inkoopfacturen diverse opties voor het opmaken van juiste facturen. Bijvoorbeeld welk BTW-tarief gehanteerd moet worden, wat de betaaltermijn is en wat voor factuurtype er gebruikt dient te worden.
Self-billing
Bij self-billing heeft u vooraf met uw vervoerder afgesproken dat u de facturen opmaakt. Het facturatieproces wordt hiermee dus omgedraaid: Niet de vervoerder, maar u als opdrachtgever verzorgt de factuur uit naam van de vervoerder. Met de Inkoopmodule kunt u in EasyTrans de self-billing facturen eenvoudig aanmaken, versturen en beheren.
Module Extra vestiging
Bij het gebruik van de module Extra vestiging hebben ook de extra vestigingen volledige toegang tot de eigen inkoopfacturatie, inclusief het aanmaken van nieuwe inkoop- of self-billingfacturen van de vestiging. Hierbij heeft de vestiging een eigen inkoopfactuurnummering.
Documentopslag module
Met de Documentopslag module van EasyTrans Software kunt u documenten bij uw transportorders opslaan. Op deze manier kunt u uw dossierbeheer veilig en digitaal beheren vanuit uw Transport Management Systeem. Maakt u hierbij ook gebruik van de Inkoopmodule? Dan kunt u opgeslagen documenten ook als bijlage meesturen met een inkoopfactuur. U kunt bij uw algemene instellingen vastleggen of u standaard wel of niet documenten wilt bijvoegen bij een inkoopfactuur. Uiteraard kunt u per vervoerder en per e-mail nog afwijken van uw standaard instelling.
Boekhouding
Alle inkoopfacturen die u aanmaakt zijn terug te vinden in een inkoopfactuuroverzicht. Naast een overzichtelijke weergave van uw inkoopfacturen kunt u vanuit het inkoopfactuuroverzicht de facturen naar uw vervoerder(s) mailen, datum van ontvangsten registreren en betalingen bijhouden.
Koppeling boekhoudpakket
Wanneer u gebruik maakt van de Module Koppeling met boekhoudpakket is het in de meeste gevallen mogelijk om de inkoopfacturen en de gegevens van uw vervoerders te exporteren naar uw boekhoudpakket.
Exporteren
Met een Premium- of Premium Plus Pakket van EasyTrans Software beschikt u over een uitgebreide exportfunctie.
Inkoopgegevens
Wanneer de Inkoopmodule onderdeel is van uw abonnement worden enkele standaard exportmogelijkheden uitgebreid met inkoopgegevens én zijn er extra exportmogelijkheden. Exporteert u bijvoorbeeld ordergegevens? Dan ziet u hier nu ook de berekende marges. Daarnaast kunt u gegevens van inkoopfacturen of periodeomzetten per vervoerder exporteren.
Module Koppeling met CX Euro
Met de module Koppeling met CX Euro kunt u eenvoudig vrachtopdrachten plaatsen op de online vrachtbeurs van CX Euro.
Zending boeken
Wanneer u een overeenkomst sluit over een geplaatste lading op CX Euro, kunt u dankzij de Inkoopmodule ook direct de zending boeken. U kunt dan de externe vervoerder inplannen bij de order en de zending direct boeken. Hierbij wordt de overeengekomen inkoopprijs meegestuurd naar CX Euro.
EasyTrans Software