Wat is een Inkoopmodule?
Met de Inkoopmodule van EasyTrans Software kun je de inkoopkosten en de opbrengsten van de transportopdrachten bijhouden. Je kunt aan ieder verkooptarief een inkooptarief koppelen, eventueel met specifieke tarieven per vervoerder. Je ziet hierdoor direct wat een order kost én oplevert. Uiteraard kunnen afgesproken prijzen bevestigt worden naar vervoerders. Daarnaast kun je eenvoudig inkoopfacturen maken, waarmee je bijvoorbeeld kunt controleren of gedeclareerde bedragen correct zijn.
Inkooptarieven
Je kunt aan ieder verkooptarief een inkooptarief koppelen. Hierbij kun je ook specifieke inkooptarieven per vervoerder vastleggen. Ideaal als je werkt met externe partijen!
Opbrengst orders
Door inkooptarieven vast te leggen zijn de kosten en opbrengsten van een transportopdracht altijd direct inzichtelijk. Zowel in de orders zelf, als in het order overzicht zie je de verkooptarieven, inkooptarieven en de marges. Je kunt dus in één oogopslag zien wat een order kost én oplevert.
Delen met vervoerder
Wanneer de inkooptarieven in EasyTrans zijn ingesteld kun je de prijsberekeningen bij orders geautomatiseerd uitvoeren. Uiteraard kun je ook altijd handmatig inkooptarieven ingeven of wijzigen in een order. De overeengekomen prijs kun je vervolgens eenvoudig delen met de vervoerder – per e-mail, door gegevensuitwisseling via EasyTrans of via de Vervoerder Portal.
Gereden kilometers
Je kunt werkelijk gereden kilometers ten opzichte van berekende kilometers bijhouden met de Inkoopmodule.
Inkoopkilometers
Naast de verkoopkilometers, die je wellicht doorbelast aan de klanten, kun je ook werkelijk gereden kilometers registreren. Net als bij de verkoopkilometers kun je hiervoor gebruik maken van een geautomatiseerde kilometerberekening. Daarbij kun je ook voor de inkoopkilometers eventuele afstandscorrecties vastleggen, per kilometer of procentueel, positief of negatief én per vervoerder!
Vervoerder Portal
Met een Premium Plus pakket van EasyTrans Software is een eigen Vervoerder Portal onderdeel van het Transport Management Systeem. Een Vervoerder Portal biedt planners de mogelijkheid om eenvoudig nieuwe vervoersopdrachten door te geven. De vervoerdersportal kan vervolgens door een chauffeur gebruikt worden als Chauffeurs App, waarmee onderweg orders afgemeld kunnen worden. De afmeldinformatie, waaronder de gereden kilometers, zijn direct beschikbaar in de planomgeving.
Inkoopfacturen
Doordat de inkoopkosten in de orders zijn geregistreerd kun je met een paar klikken inkoopfacturen aanmaken.
Inkoopfacturatie
Je kunt inkoopfacturen maken, versturen en controleren. Een inkoopfactuur geeft je een overzicht van het bedrag dat de vervoerder mag declareren. Je kunt dus in één oogopslag controleren of ontvangen declaraties van de vervoerders correct zijn. Of hoeveel je je personeel dient te betalen. Net als bij de verkoopfacturen heb je voor de inkoopfacturen diverse opties voor het opmaken van juiste facturen. Bijvoorbeeld welk BTW-tarief gehanteerd moet worden, wat de betaaltermijn is en wat voor factuurtype er gebruikt dient te worden.
Self-billing
Bij self-billing heb je vooraf met de vervoerder afgesproken dat jij de facturen opmaakt. Het facturatieproces wordt hiermee dus omgedraaid: Niet de vervoerder, maar jij als opdrachtgever verzorgt de factuur uit naam van de vervoerder. Met de Inkoopmodule kun je in EasyTrans de self-billing facturen eenvoudig aanmaken, versturen en beheren.
Module Extra vestiging
Bij het gebruik van de module Extra vestiging hebben ook de extra vestigingen volledige toegang tot de eigen inkoopfacturatie, inclusief het aanmaken van nieuwe inkoop- of self-billingfacturen van de vestiging. Hierbij heeft de vestiging een eigen inkoopfactuurnummering.
Documentopslag module
Met de Documentopslag module van EasyTrans Software kun je documenten bij de transportorders opslaan. Op deze manier kun je je dossierbeheer veilig en digitaal beheren vanuit het Transport Management Systeem. Maak je hierbij ook gebruik van de Inkoopmodule? Dan kun je opgeslagen documenten ook als bijlage meesturen met een inkoopfactuur. Je kunt bij de algemene instellingen vastleggen of je standaard wel of niet documenten wilt bijvoegen bij een inkoopfactuur. Uiteraard kun je per vervoerder en per e-mail nog afwijken van de standaard instelling.
Boekhouding
Alle inkoopfacturen die je aanmaakt zijn terug te vinden in een inkoopfactuuroverzicht. Naast een overzichtelijke weergave van de inkoopfacturen kun je vanuit het inkoopfactuuroverzicht de facturen naar de vervoerder(s) mailen, datum van ontvangsten registreren en betalingen bijhouden.
Koppeling boekhoudpakket
Wanneer je gebruik maakt van de Module Koppeling met boekhoudpakket is het in de meeste gevallen mogelijk om de inkoopfacturen en de gegevens van de vervoerders te exporteren naar het boekhoudpakket.
Exporteren
Met een Premium- of Premium Plus Pakket van EasyTrans Software beschik je over een uitgebreide exportfunctie.
Inkoopgegevens
Wanneer de Inkoopmodule onderdeel is van het abonnement worden enkele standaard exportmogelijkheden uitgebreid met inkoopgegevens én zijn er extra exportmogelijkheden. Exporteer je bijvoorbeeld ordergegevens? Dan zie je hier nu ook de berekende marges. Daarnaast kun je gegevens van inkoopfacturen of periodeomzetten per vervoerder exporteren.
Module Koppeling met CX Euro
Met de module Koppeling met CX Euro kun je eenvoudig vrachtopdrachten plaatsen op de online vrachtbeurs van CX Euro.
Zending boeken
Wanneer je een overeenkomst sluit over een geplaatste lading op CX Euro, kun je dankzij de Inkoopmodule ook direct de zending boeken. Je kunt dan de externe vervoerder inplannen bij de order en de zending direct boeken. Hierbij wordt de overeengekomen inkoopprijs meegestuurd naar CX Euro.
EasyTrans Software