Waar kunnen wij je bij helpen?
Afdrukken

Stap 3: Inkoopfacturatie

Geüpdatet31 augustus 2023

Met de Inkoopmodule van EasyTrans Software kun je inkoopfacturen aanmaken. Een inkoopfactuur geeft een overzicht van het bedrag dat de vervoerder mag declareren, of hoeveel je je personeel dient te betalen. Daarnaast is self-billing in EasyTrans ook mogelijk. Bij self-billing heb je vooraf met de vervoerder afgesproken dat jij de facturen opmaakt. Het facturatieproces wordt hiermee dus omgedraaid: Niet de vervoerder, maar jij als opdrachtgever verzorgt de factuur uit naam van de vervoerder. Meer informatie over de voorwaarden van self-billing vind je op de website van de belastingdienst: www.belastingdienst.nl/factuur_uitgereikt_door_afnemer

Om de inkoopfacturen correct en snel aan te kunnen maken kun je in EasyTrans diverse gegevens vastleggen.

Betalingstermijn

Net als bij de verkoopfacturen kun je ook voor inkoopfacturen een betalingstermijn instellen. Zodra er een betalingstermijn is ingesteld wordt deze termijn weergegeven op een inkoopfactuur. Door een betalingstermijn in te stellen kun je in het inkoopfactuuroverzicht eenvoudig bijhouden wanneer een inkoopfactuur voldaan dient te zijn.

Standaard Betalingstermijn

Bij de algemene instellingen kun je een standaard betalingstermijn vastleggen. Deze termijn wordt overgenomen naar alle vervoerders die je nieuw aanmaakt in EasyTrans. Uiteraard kun je per vervoerder nog afwijken van de standaard betalingstermijn.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > tabblad ‘Vervoerders’
  2. Geef bij ‘Standaard betalingstermijn’ de standaard termijn in
  3. (Indien van toepassing) Pas de standaard instelling toe op reeds bestaande vervoerders door op het ‘kopiëren’-icoon Icoon- Standaard instellingen kopiëren te klikken
  4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de termijn op te slaan

Afwijkend per vervoerder

De betalingstermijn die je hebt vastgelegd bij de algemene instellingen wordt toegepast bij elke vervoerder die je nieuw aanmaakt in EasyTrans. Je kunt per vervoerder nog afwijken van deze standaard betalingstermijn:

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Vervoerder overzicht’
  2. Open de vervoerder waarbij je een afwijkend betalingstermijn wilt hanteren
  3. Geef bij ‘Overige gegevens’ > ‘Betalingstermijn’ het afwijkende betalingstermijn in
  4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de betalingstermijn op te slaan

Berekening betalingstermijn

Standaard begint de betalingstermijn te tellen vanaf de geregistreerde datum van ontvangst van de inkoopfactuur. Per vervoerder kun je afwijken van deze rekenmethode.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Vervoerder overzicht’
  2. Open de vervoerder waarbij je een afwijkende berekening van de betalingstermijn wilt hanteren
  3. Leg bij ‘Overige gegevens’ > ‘Berekening betalingstermijn’ de afwijkende rekenmethode vast
    • Vanaf inkoopfactuurdatum
      De betalingstermijn start vanaf de inkoopfactuurdatum
    • Vanaf einde maand inkoopfactuurdatum
      De betalingstermijn start bij de laatste dag van de maand van de inkoopfactuurdatum
    • Vanaf ontvangstdatum
      Standaard instelling, de betalingstermijn start bij de ontvangstdatum van de inkoopfactuur
    • Vanaf einde maand ontvangstdatum
      De betalingstermijn start bij de laatste dag van de maand van de ontvangstdatum van de inkoopfactuur
  4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de rekenmethode op te slaan

BTW

Het BTW-tarief wat op inkoopfacturen gebruikt moet worden is afhankelijk van meerdere zaken. Bijvoorbeeld van het het type product dat je hebt afgenomen, de BTW die bij een afgenomen dienst hoort stel je in op productniveau. Daarnaast kun je de BTW-plichtigheid van vervoerders nog vastleggen, belangrijk als je zaken doet met een buitenlandse vervoerder of met een vervoerder die de KleineOndernemersRegeling (KOR) toepast.

BTW-plicht vervoerder

Doe je zaken met een buitenlandse vervoerder of een vervoerder die de KleineOndernemersRegeling (KOR) toepast? Dan kun je bij de gegevens van een vervoerder vastleggen hoe de BTW berekent dient te worden.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Vervoerder overzicht’
  2. Open de desbetreffende vervoerder
  3. Geef bij ‘Overige gegevens’ > ‘BTW plichtig’ de juiste methode in:
    Let op: Bij inkoopfacturen waarop geen BTW wordt verrekend ben je verplicht een BTW-nummer te vermelden. Leg daarom altijd het BTW-nummer van de vervoerder vast bij een optie met geen BTW.

    • Ja (standaard instelling)
    • Nee, binnen EU (BTW verlegd)
    • Nee, buiten EU (geen BTW)
    • Nee, kleineondernemersregeling KOR (vrijgesteld van BTW)
  4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan

Inkoopfactuur Toeslag/Korting

Het is mogelijk om een toeslag of korting in te stellen over totale inkoopfactuurbedragen. Dit kan als algemene toeslag/korting en/of per vervoerder worden ingesteld.

Algemene Inkoopfactuur toeslag/korting

Een algemene toeslag/korting wordt doorgevoerd op alle inkoopfacturen, per vervoerder kun je hier eventueel van afwijken.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Facturen’
  2. Geef bij ‘Inkoopfactuur toeslag/korting’ de benodigde details in:
    1. ‘Omschrijving’: Geef een beschrijving voor de toeslag/korting in, bijvoorbeeld “Betalingskorting”
    2. ‘Percentage’: Geef het percentage van de toeslag/korting in, bijvoorbeeld “-4%
  3. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de korting/toeslag op te slaan

De algemene toeslag/korting is nu ingesteld. Wil je voor een bepaalde vervoerder een afwijkende toeslag/korting hanteren? Geef dan bij de desbetreffende vervoerdergegevens de juiste korting/toeslag in.

Inkoopfactuur toeslag/korting per vervoerder

Per vervoerder is het mogelijk om een toeslag/korting vast te leggen, die over de totale inkoopfactuurbedragen wordt berekend.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Vervoerder overzicht’
  2. Open de desbetreffende vervoerder
  3. Leg bij ‘Overige gegevens’ > ‘Inkoopfactuur toeslag/korting’ de korting/toeslag vast
    Tip: Wil je géén toeslag/korting berekenen maar hanteer je wél een algemene toeslag/korting? Geef dan als waarde nul in.
  4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de korting/toeslag op te slaan

Goederen

Binnen EasyTrans is het mogelijk om de vastgelegde goederen onder iedere bestemming op een factuur weer te geven. Dit betreft de goederen die in een order zijn vastgelegd onder ‘Goederen en Verdeling’. De instelling voor het wel of niet weergeven van goederen op facturen geldt voor zowel verkoop- als inkoopfacturen.

Goederen weergeven

Bij de algemene instellingen kun je vastleggen of je de goederen wel of niet wilt weergeven op facturen.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > tabblad ‘Facturen’
  2. Vink bij ‘Factuur lay-out instellingen’ > de optie ‘Goederen weergeven op de factuur’ aan om goederen weer te geven op facturen
    Let op: Deze instelling is van toepassing op verkoop- én inkoopfacturen.
  3. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan

Documentopslag module

Met de Documentopslag module van EasyTrans Software kun je documenten bij de transportorders opslaan. Op deze manier kun je het dossierbeheer veilig en digitaal beheren vanuit het Transport Management Systeem. Opgeslagen documenten kun je optioneel bijvoegen bij het versturen van een inkoopfactuur. Je kunt bij de algemene instellingen vastleggen of je standaard wel of niet documenten wilt bijvoegen bij een inkoopfactuur. Uiteraard kun je per vervoerder en per afzonderlijk verstuurde e-mail nog afwijken van de standaard instelling.

Standaard instelling

Bij de algemene instellingen kun je vastleggen of je standaard wel of niet opgeslagen documenten wilt bijvoegen bij een inkoopfactuur:

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > tabblad ‘Vervoerders’
  2. Geef bij ‘Standaard bijgevoegde documenten meesturen met de inkoopfactuur’ de algemene instelling in:
    • Bijvoegen: Selecteer de optie
    • Niet bijvoegen: Selecteer de optie NIET
  3. (Indien van toepassing) Pas de standaard instelling toe op reeds bestaande vervoerders door op het ‘kopiëren’-icoon Icoon- Standaard instellingen kopiëren te klikken.
  4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan

Afwijkend per vervoerder

De instelling die je hebt vastgelegd bij de algemene instellingen wordt toegepast bij elke vervoerder die je nieuw aanmaakt in EasyTrans. Je kunt per vervoerder nog afwijken van deze standaard instelling:

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Vervoerder overzicht’
  2. Open de vervoerder waarbij je wilt afwijken van de standaard instelling
  3. Leg bij ‘Overige instellingen’ > ‘Bijgevoegde documenten meesturen met de inkoopfactuur’ de afwijkende instelling vast
  4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan

E-mailinstellingen

Je kunt inkoopfacturen per e-mail naar de vervoerder versturen.

E-mailadres

Inkoopfacturen worden standaard naar het algemene e-mailadres van de vervoerder verstuurd. Je kunt echter ook een apart e-mailadres voor inkoopfacturen vastleggen.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Vervoerder overzicht’
  2. Open de vervoerder waarbij je een mailadres voor inkoopfacturen wilt vastleggen
  3. Geef bij ‘Contact informatie’ > ‘E-mail voor inkoopfactuur’ het e-mailadres in
  4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om het e-mailadres op te slaan

Tekst bij e-mails

Bij de algemene instellingen kun je een standaard tekst voor de e-mails vastleggen. Bij het versturen van een inkoopfactuur e-mail kun je uiteraard altijd afwijken van deze standaard tekst.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > tabblad ‘Facturen’
  2. Geef bij ‘Standaard tekst voor de e-mail met de inkoopfactuur’ de gewenste tekst in
    Tip: Werk je met buitenlandse vervoerders? Geef dan de gewenste tekst in alle benodigde talen in!
  3. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de tekst op te slaan.
INHOUD
Stap 4: InkoopafstandenKennisbank TMS EasyTransEasyTrans SoftwareKennisbank TMS EasyTransEasyTrans SoftwareOvereengekomen prijs delen