Waar kunnen wij u bij helpen?
Afdrukken

Stap 3: Inkoopfacturatie

Met de Inkoopmodule van EasyTrans Software kunt u inkoopfacturen aanmaken. Een inkoopfactuur geeft u een overzicht van het bedrag dat uw vervoerder mag declareren, of hoeveel u uw personeel dient te betalen. Daarnaast is self-billing in EasyTrans ook mogelijk. Bij self-billing heeft u vooraf met uw vervoerder afgesproken dat u de facturen opmaakt. Het facturatieproces wordt hiermee dus omgedraaid: Niet de vervoerder, maar u als opdrachtgever verzorgt de factuur uit naam van de vervoerder. Meer informatie over de voorwaarden van self-billing vindt u op de website van de belastingdienst: www.belastingdienst.nl/factuur_uitgereikt_door_afnemer

Om de inkoopfacturen correct en snel aan te kunnen maken kunt u in EasyTrans diverse gegevens vastleggen.

Betalingstermijn

Net als bij uw verkoopfacturen kunt u ook voor inkoopfacturen een betalingstermijn instellen. Zodra er een betalingstermijn is ingesteld wordt deze termijn weergegeven op een inkoopfactuur. Door een betalingstermijn in te stellen kunt u in het inkoopfactuuroverzicht eenvoudig bijhouden wanneer een inkoopfactuur voldaan dient te zijn.

Standaard Betalingstermijn

Bij uw algemene instellingen kunt u een standaard betalingstermijn vastleggen. Deze termijn wordt overgenomen naar alle vervoerders die u nieuw aanmaakt in EasyTrans. Uiteraard kunt u per vervoerder nog afwijken van uw standaard betalingstermijn.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > tabblad ‘Vervoerders’
  2. Geef bij ‘Standaard betalingstermijn’ uw standaard termijn in
  3. (Indien van toepassing) Pas de standaard instelling toe op reeds bestaande vervoerders door op het ‘kopiëren’-icoon Icoon- Standaard instellingen kopiëren te klikken
  4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om uw termijn op te slaan

Afwijkend per vervoerder

De betalingstermijn die u heeft vastgelegd bij uw algemene instellingen wordt toegepast bij elke vervoerder die u nieuw aanmaakt in EasyTrans. U kunt per vervoerder nog afwijken van deze standaard betalingstermijn:

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Vervoerder overzicht’
  2. Open de vervoerder waarbij u een afwijkend betalingstermijn wilt hanteren
  3. Geef bij ‘Overige gegevens’ > ‘Betalingstermijn’ het afwijkende betalingstermijn in
  4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de betalingstermijn op te slaan

Berekening betalingstermijn

Standaard begint de betalingstermijn te tellen vanaf de geregistreerde datum van ontvangst van de inkoopfactuur. Per vervoerder kunt u afwijken van deze rekenmethode.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Vervoerder overzicht’
  2. Open de vervoerder waarbij u een afwijkende berekening van de betalingstermijn wilt hanteren
  3. Leg bij ‘Overige gegevens’ > ‘Berekening betalingstermijn’ de afwijkende rekenmethode vast
    • Vanaf inkoopfactuurdatum
      De betalingstermijn start vanaf de inkoopfactuurdatum
    • Vanaf einde maand inkoopfactuurdatum
      De betalingstermijn start bij de laatste dag van de maand van de inkoopfactuurdatum
    • Vanaf ontvangstdatum
      Standaard instelling, de betalingstermijn start bij de ontvangstdatum van de inkoopfactuur
    • Vanaf einde maand ontvangstdatum
      De betalingstermijn start bij de laatste dag van de maand van de ontvangstdatum van de inkoopfactuur
  4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de rekenmethode op te slaan

BTW

Het BTW-tarief wat op inkoopfacturen gebruikt moet worden is afhankelijk van meerdere zaken. Bijvoorbeeld van het het type product dat u hebt afgenomen, de BTW die bij een afgenomen dienst hoort stelt u in op productniveau. Daarnaast kunt u de BTW-plichtigheid van vervoerders nog vastleggen, belangrijk als u zaken doet met een buitenlandse vervoerder of met een vervoerder die de KleineOndernemersRegeling (KOR) toepast.

BTW-plicht vervoerder

Doet u zaken met een buitenlandse vervoerder of een vervoerder die de KleineOndernemersRegeling (KOR) toepast? Dan kunt u bij de gegevens van een vervoerder vastleggen hoe de BTW berekent dient te worden.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Vervoerder overzicht’
  2. Open de desbetreffende vervoerder
  3. Geef bij ‘Overige gegevens’ > ‘BTW plichtig’ de juiste methode in:
    Let op: Bij inkoopfacturen waarop geen BTW wordt verrekend bent u verplicht een BTW-nummer te vermelden. Leg daarom altijd het BTW-nummer van de vervoerder vast bij een optie met geen BTW.

    • Ja (standaard instelling)
    • Nee, binnen EU (BTW verlegd)
    • Nee, buiten EU (geen BTW)
    • Nee, kleineondernemersregeling KOR (vrijgesteld van BTW)
  4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan

Goederen

Binnen EasyTrans is het mogelijk om de vastgelegde goederen onder iedere bestemming op een factuur weer te geven. Dit betreft de goederen die in een order zijn vastgelegd onder ‘Goederen en Verdeling’. De instelling voor het wel of niet weergeven van goederen op facturen geldt voor zowel verkoop- als inkoopfacturen.

Goederen weergeven

Bij uw algemene instellingen kunt vastleggen of u goederen wel of niet wilt weergeven op facturen.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > tabblad ‘Facturen’
  2. Vink bij ‘Factuur lay-out instellingen’ > de optie ‘Goederen weergeven op de factuur’ aan om goederen weer te geven op facturen
    Let op: Deze instelling is van toepassing op verkoop- én inkoopfacturen.
  3. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om uw instelling op te slaan

Documentopslag module

Met de Documentopslag module van EasyTrans Software kunt u documenten bij uw transportorders opslaan. Op deze manier kunt u uw dossierbeheer veilig en digitaal beheren vanuit uw Transport Management Systeem. Opgeslagen documenten kunt u optioneel bijvoegen bij het versturen van een inkoopfactuur. U kunt bij uw algemene instellingen vastleggen of u standaard wel of niet documenten wilt bijvoegen bij een inkoopfactuur. Uiteraard kunt u per vervoerder en per afzonderlijk verstuurde e-mail nog afwijken van uw standaard instelling.

Standaard instelling

Bij uw algemene instellingen kunt u vastleggen of u standaard wel of niet opgeslagen documenten wilt bijvoegen bij een inkoopfactuur:

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > tabblad ‘Vervoerders’
  2. Geef bij ‘Standaard bijgevoegde documenten meesturen met de inkoopfactuur’ uw algemene instelling in:
    • Bijvoegen: Selecteer de optie
    • Niet bijvoegen: Selecteer de optie NIET
  3. (Indien van toepassing) Pas de standaard instelling toe op reeds bestaande vervoerders door op het ‘kopiëren’-icoon Icoon- Standaard instellingen kopiëren te klikken.
  4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan

Afwijkend per vervoerder

De instelling die u heeft vastgelegd bij uw algemene instellingen wordt toegepast bij elke vervoerder die u nieuw aanmaakt in EasyTrans. U kunt per vervoerder nog afwijken van deze standaard instelling:

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Vervoerder overzicht’
  2. Open de vervoerder waarbij u wilt afwijken van uw standaard instelling
  3. Leg bij ‘Overige instellingen’ > ‘Bijgevoegde documenten meesturen met de inkoopfactuur’ de afwijkende instelling vast
  4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan

E-mailinstellingen

U kunt inkoopfacturen per e-mail naar uw vervoerder versturen.

E-mailadres

Inkoopfacturen worden standaard naar het algemene e-mailadres van de vervoerder verstuurd. U kunt echter ook een apart e-mailadres voor inkoopfacturen vastleggen.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Vervoerders’ > ‘Vervoerder overzicht’
  2. Open de vervoerder waarbij u een mailadres voor inkoopfacturen wilt vastleggen
  3. Geef bij ‘Contact informatie’ > ‘E-mail voor inkoopfactuur’ het e-mailadres in
  4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om het e-mailadres op te slaan

Tekst bij e-mails

Bij uw algemene instellingen kunt u een standaard tekst voor uw e-mails vastleggen. Bij het versturen van een inkoopfactuur e-mail kunt u uiteraard altijd afwijken van deze standaard tekst.

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > tabblad ‘Facturen’
  2. Geef bij ‘Standaard tekst voor de e-mail met de inkoopfactuur’ uw gewenste tekst in
    Tip: Werkt u met buitenlandse vervoerders? Geef dan de gewenste tekst in alle benodigde talen in!
  3. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om uw tekst op te slaan.
Vorige Stap 2: Inkooptarieven delen
Volgende Stap 4: Inkoopafstanden
INHOUD