Verkoopfactuur aanmaken

Verkoopfactuur aanmaken

Wanneer de order op de status ‘Gecontroleerd’ staat, kan je heel eenvoudig in een paar stappen een verkoopfactuur aanmaken.
In principe hoef je alleen maar via het hoofdmenu naar ‘Facturen’ > ‘Nieuwe facturatie’ te gaan om vervolgens op ‘Uitvoeren’ te klikken.

Echter zijn er opties mogelijk om een specifiekere voorkeur in te stellen voor het aanmaken van een verkoopfactuur.

Voorkeur instellingen verkoopfactuur aanmaken

1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Facturen’ > ‘Nieuwe facturatie’.
2. Standaard worden alle orders t/m de datum van vandaag gefactureerd. Op deze manier wordt er nooit een factuur overgeslagen.
   Optioneel; Kies een specifieke datumperiode wanneer je alleen een bepaalde datum wilt factureren.
3. De factuurdatum staat standaard op de huidige datum, de datum kan je handmatig aanpassen.
4. Kies het type factuur dat je wilt aanmaken.
   Een proeffactuur dient ter controle en wordt niet opgeslagen.
   Een factuur wordt aangemaakt en opgeslagen, bijbehorende orders krijgen de status ‘Gefactureerd’.
   Optioneel; Maak je gebruik van afwijkende factuur typen dan kan je die hier ook selecteren. Alleen de klanten van het geselecteerde factuurtype worden dan aangemaakt.
5. Wanneer je geen selectie maakt bij klanten, zal je alle klanten met het gekozen factuurtype gaan factureren.
   Alleen klanten waarvan de order gereed staan voor facturering (Status ‘gecontroleerd’) worden weergegeven.
6. Wanneer je geen selectie maakt bij producten, zul je alle producten gaan factureren.
   Alleen producten waarvan de order gereed staan voor facturering (Status ‘gecontroleerd’) worden weergegeven.
7. Selecteer of je de factuur wilt printen op blanco papier of voorbedrukt papier.
   Indien je niet wilt printen, selecteer dan ‘blanco papier’. Je krijgt dan op de factuur het logo en de bedrijfsgegevens te zien.
8. Optioneel; Kies een eerstvolgende factuurnummer. Door het factuurnummer aan te passen begint de eerstvolgende nieuwe factuur met dit nummer. Als het ingegeven factuurnummer al bestaat, komt het eerstvolgende vrije factuurnummer naar voren. Het factuurnummer dient numeriek te zijn en mag maximaal 12 tekens lang zijn.
   Wil je het nieuwe jaar met een nieuw jaartal beginnen, pas het factuurnummer aan aan, voordat je de eerste facturatie van het nieuwe jaar uitvoert. Gebruikt voldoende extra nullen om voor een jaar facturen aan te kunnen maken, bijvoorbeeld 202300001.
9. Optioneel; Geef een voorloopnummer in.
   Het voorloopnummer komt voor het factuurnummer. Dit nummer kan je gebruiken om verschillende vestigingen of bedrijfsnamen te onderscheiden.
   Gebruik dit veld niet om een jaartal voor je factuurnummer te zetten. Dat doe je bij ‘Eerstvolgende factuurnummer’.
10. Optioneel; Pas de voetnoot op de factuur aan. Met de voetnoot kun je een korte algemene boodschap meegeven aan de klant. Heb je specifieke opmerkingen over een order, gebruik dan het veld ‘Opmerkingen op de factuur’ in de order zelf.
    Tip: In de voetnoot kan ook HTML worden gebruikt. Handig om bijvoorbeeld een link naar de voorwaarden op je website toe te voegen.
11. Klik op ‘Uitvoeren’ om de factuur aan te maken.

De gefactureerde orders hebben nu de status ‘Gefactureerd’. De aangemaakt facturen worden opgeslagen in het factuur overzicht. Vanuit het factuur overzicht kun je de facturen per e-mail versturen.
Je kunt gefactureerde orders enkel nog inzien, deze orders zijn niet meer te bewerken. Je kunt de order inzien door in het order overzicht op de desbetreffende regel te klikken of door op het weergeven-icoon in de kolom ‘Bewerkingen’ te klikken.

proeffactuur en factuur

Wanneer je kiest voor factuurtype proeffactuur dan wordt er een verzamel PDF aangemaakt van alle facturen. Deze kun je gebruiken om de facturatie te controleren.
Wanneer je kiest voor factuurtype factuur dan wordt er eenmalig een verzamel PDF met alle facturen aangemaakt die afgedrukt kunnen worden. Op deze manier kun je eenvoudig in één keer alle facturen printen.
Tip: Stuur je de facturen niet meer per post, maar uitsluitend per e-mail, dan kan je dit per klant instellen.

UBL-factuur

Je kunt ervoor kiezen om naast de reguliere factuur, een UBL-factuur naar de klant te verzenden. UBL is het standaard XML-formaat voor elektronisch factureren. Dit bestandsformaat maakt het mogelijk om digitale facturen eenvoudig en geautomatiseerd in te lezen en te verwerken in een factuur- of boekhoudprogramma.

1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Klant overzicht’ en open de betreffende klant.
2. Vink onder ‘Post adres’ de optie ‘UBL-factuur meesturen (E-factureren)’ aan.
   Wil je standaard bij iedere klant een UBL-factuur meesturen? Pas dan de algemene instelling aan.
   1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Klanten’.
   2. Zet het vinkje aan bij ‘Standaard UBL-factuur meesturen’.
   3. Klik op het ‘overneem-icoon’ om de instelling bij alle klanten over te nemen.

De UBL-factuur werkt zowel voor orders waarbij je iedere order apart factureert, maar ook voor de verzamelfacturen, door de referentie klant bij de factuurregels.