Proforma factuur maken/versturen
In EasyTrans kun je heel eenvoudig een proforma factuur maken en/of versturen!
Proforma factuur aanmaken
In EasyTrans kun je vanuit een order heel eenvoudig proforma facturen aanmaken als pdf-bestand. De vastgelegde gegevens in de order, zoals prijzen en goederen, worden hierbij overgenomen op de proforma.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Nieuwe order’
- Geef een nieuwe order in (zoals je gewend bent)
Tip: Controleer de prijsberekeningen bij de tarieven en eventuele andere gegevens die belangrijk zijn voor proforma facturen. - Maak de proforma factuur aan:
- Klik (onderaan het orderscherm) op ‘Document aanmaken’
- Selecteer bij ‘Document keuze’ > ‘Proforma factuur’
- Klik op ‘Document aanmaken’
- De proforma wordt aangemaakt als pdf-document
- Klik op ‘Terug naar de order’
De proforma factuur is nu aangemaakt als pdf-document!
Proforma factuur versturen
Vanuit de planomgeving zijn er diverse mailopties, bij een orderbevestiging of offerte is het mogelijk om proforma facturen als bijlage toe te voegen.
Orderbevestiging
Verstuur je een orderbevestiging? Dan is het mogelijk om hier een proforma bij te voegen.
Kies bij het verzenden voor ‘Versturen met proforma’.
De proforma factuur wordt als pdf bijgevoegd bij de e-mail.
Offerte
Verstuur je een offerte? Dan is het mogelijk om hier een proforma bij te voegen.
Kies bij het verzenden voor ‘Versturen met proforma’.
De proforma factuur wordt als pdf bijgevoegd bij de offerte e-mail.
Markeringen
Zodra er bij een order of offerte een proforma is aangemaakt of verstuurd verschijnen er markeringen in zowel de order zelf als in het orderoverzicht.
Orderoverzicht
Zodra er bij een order een proforma is aangemaakt of verstuurd krijgt de order in het orderoverzicht een extra markering. In de kolom ‘Verkoop’ zie je hier de markering ‘Proforma aangemaakt’. In het orderoverzicht kun je dus in één oogopslag zien bij welke orders er proforma facturen zijn aangemaakt en/of verstuurd.
Order
Omdat proforma facturen veel gebruikt worden voor aanbetalingen zijn er in EasyTrans functionaliteiten beschikbaar waarmee je vooruitbetalingen kunt bijhouden en verrekenen met de officiële factuur. Wanneer je een proforma aanmaakt of verstuurd verschijnt er in orders bij ‘Prijsberekening’ een extra veld: ‘Vooraf betaald’. Dit veld kun je gebruiken om (deel)betalingen vast te leggen maar is tevens een markering waaraan je kunt zien dat er een proforma is aangemaakt of verstuurd.
Markering verwijderen
Is het niet langer nodig om bij te houden of er een proforma bij een order is aangemaakt of verstuurd? Dan kun je de markeringen verwijderen door in het orderoverzicht op het ‘Proforma aangemaakt’-icoon te klikken.
Voorbeeldweergave proforma factuur markering in orderoverzicht EasyTrans
EasyTrans Software