Wat is een proforma factuur?

Proforma facturen

Een proforma is een onofficiële, voorlopige factuur die een koper informatie biedt over de diensten die je gaat leveren. Een proforma wordt vaak gebruikt om vooruitbetalingen te kunnen ontvangen. In de meeste gevallen wordt een proforma verstuurd na acceptatie van een offerte, maar voordat er daadwerkelijk wordt geleverd.

Wanneer gebruik je een proforma factuur?

Met een proforma kun je klanten bijvoorbeeld om een vooruitbetaling vragen. Daarnaast wordt een proforma ook veel gebruikt bij internationaal handelsverkeer, dan dient een proforma vaak als informatievoorziening. Hiermee kan een koper dan bepaalde douaneformaliteiten zoals de inklaringsdocumenten in orde maken. Om deze aan te vragen moet een koper namelijk kunnen aantonen wat deze precies wil importeren. Een proforma factuur biedt dan uitkomst.

Verschil proforma factuur en verkoopfactuur

Het belangrijkste verschil tussen een proforma factuur en een ‘gewone’ verkoopfactuur is dat een proforma geen rechtsgeldig document is. Dat betekent dat een koper op basis van dit document in principe niet hoeft te betalen. Echter, in het geval van een vooruitbetaling maak je daar onderling natuurlijk afspraken over.

Omdat een proforma geen officieel document is neem je deze niet op in de administratie. Een betaling hoeft immers officieel pas na het versturen van een ‘echte’ verkoopfactuur. Op de proforma facturen die je in EasyTrans aanmaakt staat duidelijk vermeld dat het gaat om een proforma zodat hierover bij klanten geen verwarring kan ontstaan.

Mogelijkheden vanuit EasyTrans

Vanuit het Transport Management Systeem EasyTrans kun je:

• Proforma facturen aanmaken als pdf
• Proforma facturen versturen met orderbevestigingen
• Proforma facturen versturen met offertes
• Vooruitbetalingen registreren
• Automatische registratie van vooruitbetalingen met de module Online Betalen
• Vooruitbetalingen verrekenen met verkoopfacturen