Wat is een pro forma factuur?

Pro forma facturen

Een pro forma factuur is een onofficiële, voorlopige factuur die een koper informatie biedt over de diensten die je gaat leveren. In de meeste gevallen wordt een pro forma factuur verstuurd na acceptatie van een offerte, maar voordat er daadwerkelijk wordt geleverd.

Wanneer gebruik je een pro forma?

Met een pro forma factuur kun je klanten bijvoorbeeld om een vooruitbetaling vragen. Daarnaast wordt een pro forma ook veel gebruikt bij internationaal handelsverkeer, dan dient een pro forma factuur vaak als informatievoorziening. Hiermee kan een koper dan bepaalde douaneformaliteiten zoals de inklaringsdocumenten in orde maken. Om deze aan te vragen moet een koper namelijk kunnen aantonen wat deze precies wil importeren. Een pro forma factuur biedt dan uitkomst.

Verschil pro forma en verkoopfactuur

Het belangrijkste verschil tussen een pro forma factuur en een ‘gewone’ verkoopfactuur is dat een pro forma factuur geen rechtsgeldig document is. Dat betekent dat een koper op basis van dit document in principe niet hoeft te betalen. Echter, in het geval van een vooruitbetaling maak je daar onderling natuurlijk afspraken over.

Omdat een pro forma factuur geen officieel document is neem je deze niet op in de administratie. Een betaling hoeft immers officieel pas na het versturen van een ‘echte’ verkoopfactuur. Op de pro forma facturen die je in EasyTrans aanmaakt staat duidelijk vermeld dat het gaat om een pro forma factuur zodat hierover bij klanten geen verwarring kan ontstaan.

Mogelijkheden vanuit EasyTrans

Vanuit het Transport Management Systeem EasyTrans kun je:

• Pro forma facturen aanmaken als pdf
• Pro forma facturen versturen met orderbevestigingen
• Pro forma facturen versturen met offertes
• Vooruitbetalingen registreren
• Automatische registratie van vooruitbetalingen met de module Online Betalen
• Vooruitbetalingen verrekenen met verkoopfacturen