Inkoopfacturen versturen

E-mails versturen

Je kunt inkoopfacturen per e-mail naar de vervoerders versturen. Op deze manier kun je de vervoerders informeren over de bedragen die bij jou gedeclareerd mogen worden. De inkoopfacturen worden in pdf-formaat als bijlage meegezonden met de e-mail. In het inkoopfactuuroverzicht kun je in de kolom ‘Factuur gemaild’ zien of en wanneer een inkoopfactuur is verstuurd.

In bulk

De standaard inhoud van de e-mails en inkoopfacturen heb je reeds vastgelegd bij de inrichting van de Inkoopmodule. Daarom kun je heel snel en eenvoudig meerdere inkoopfacturen tegelijk versturen, naar meerdere vervoerders:

1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Inkoop’ > ‘Inkoopfactuur overzicht’
2. Selecteer (in de eerste kolom) de inkoopfacturen die je wilt versturen
3. Selecteer de snelbewerking ‘Per e-mail versturen’:
   1. Onderaan het overzicht vind je bij ‘Met geselecteerde inkoopfacturen’ diverse snelbewerkingen
   2. Selecteer hier ‘Per e-mail versturen’
4. Klik op ‘OK’ om de actie te bevestigen
   Je krijgt de resultaten van de mailing direct te zien.
5. Klik op ‘Terug’ om terug te keren naar het inkoopfactuuroverzicht

In de kolom ‘Factuur gemaild’ zie je bij de verzonden inkoopfacturen nu de datum van verzenden staan.

Per inkoopfactuur

Wil je afwijken van de standaard e-mailinstellingen? Bijvoorbeeld omdat je een aangepaste tekst in de e-mail wilt gebruiken? Verstuur de inkoopfactuur dan apart.

1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Inkoop’ > ‘Inkoopfactuur overzicht’
2. Klik bij de betreffende inkoopfactuur, in de kolom ‘Factuur gemaild’, op het ‘mail’-icoon
3. Controleer de gegevens bij de e-mail:
   • ‘Vervoerder gegevens’;
     De gegevens van de vervoerder die de factuur gaat ontvangen. Je kunt deze vervoerdergegevens wijzigen, houdt er in dit geval wel rekening mee dat wijzigingen alleen in de e-mail verwerkt worden. De inkoopfactuur is definitief aangemaakt en wordt niet aangepast.
   • ‘Geselecteerde inkoopfactuur’;
     Een beknopt overzicht van de gegevens op de inkoopfactuur, die je als bijlage bij de e-mail gaat verzenden.
   • ‘Tekst voor de e-mail met inkoopfactuur’;
     De standaard tekst bij e-mails met inkoopfacturen. Je kunt deze tekst wijzigen in het bewerkbare tekstvak.
   • (Indien van toepassing) Documenten bijvoegen;
     Maak je gebruik van de Documentopslag module? Dan kun je optioneel opgeslagen documenten meesturen met een inkoopfactuur.
4. Klik op ‘Email versturen’