Inkoopfacturen versturen

E-mails versturen

U kunt inkoopfacturen per e-mail naar uw vervoerders versturen. Op deze manier kunt u uw vervoerders informeren over de bedragen die bij u gedeclareerd mogen worden. De inkoopfacturen worden in pdf-formaat als bijlage meegezonden met de e-mail. In uw inkoopfactuuroverzicht kunt u in de kolom ‘Factuur gemaild’ zien of en wanneer een inkoopfactuur is verstuurd.

In bulk

De standaard inhoud van uw e-mails en inkoopfacturen heeft u reeds vastgelegd bij de inrichting van de Inkoopmodule. Daarom kunt u heel snel en eenvoudig meerdere inkoopfacturen tegelijk versturen, naar meerdere vervoerders:

1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Inkoop’ > ‘Inkoopfactuur overzicht’
2. Selecteer (in de eerste kolom) de inkoopfacturen die u wilt versturen
3. Selecteer de snelbewerking ‘Per e-mail versturen’:
   1. Onderaan uw overzicht vindt u bij ‘Met geselecteerde inkoopfacturen’ diverse snelbewerkingen
   2. Selecteer hier ‘Per e-mail versturen’
4. Klik op ‘OK’ om uw actie te bevestigen
   U krijgt de resultaten van uw mailing direct te zien.
5. Klik op ‘Terug’ om terug te keren naar uw inkoopfactuuroverzicht

In de kolom ‘Factuur gemaild’ ziet u bij de verzonden inkoopfacturen nu de datum van verzenden staan.

Per inkoopfactuur

Wilt u afwijken van uw standaard e-mailinstellingen? Bijvoorbeeld omdat u een aangepaste tekst in de e-mail wilt gebruiken? Verstuur de inkoopfactuur dan apart.

1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Inkoop’ > ‘Inkoopfactuur overzicht’
2. Klik bij de betreffende inkoopfactuur, in de kolom ‘Factuur gemaild’, op het ‘mail’-icoon
3. Controleer de gegevens bij uw e-mail:
   • ‘Vervoerder gegevens’;
     De gegevens van de vervoerder die de factuur gaat ontvangen. U kunt deze vervoerdergegevens wijzigen, houdt er in dit geval wel rekening mee dat wijzigingen alleen in de e-mail verwerkt worden. De inkoopfactuur is definitief aangemaakt en wordt niet aangepast.
   • ‘Geselecteerde inkoopfactuur’;
     Een beknopt overzicht van de gegevens op de inkoopfactuur, die u als bijlage bij de e-mail gaat verzenden.
   • ‘Tekst voor de e-mail met inkoopfactuur’;
     Uw standaard tekst bij e-mails met inkoopfacturen. U kunt deze tekst wijzigen in het bewerkbare tekstvak.
   • (Indien van toepassing) Documenten bijvoegen;
     Maakt u gebruik van de Documentopslag module? Dan kunt u optioneel opgeslagen documenten meesturen met een inkoopfactuur.
4. Klik op ‘Email versturen’