Inkoopfacturen maken
Een inkoopfactuur geeft een overzicht van de kosten van de transportopdrachten. Je kunt hiermee in één oogopslag controleren of ontvangen declaraties correct zijn, of hoeveel je je personeel dient te betalen. Met de Inkoopmodule kun je inkoopfacturen maken, versturen en controleren. Hierbij is self-billing ook mogelijk. De standaard inhoud van de e-mails en inkoopfacturen heb je reeds vastgelegd bij de inrichting van de Inkoopmodule.
Orders controleren
Je ontvangt of verwacht een factuur van je vervoerder en wilt snel kunnen controleren of het gedeclareerde bedrag klopt. Dit kan met een inkoopfactuur. Net als bij de verkoopfacturen kun je orders gereed markeren voor inkoopfacturatie. Je controleert of de inkoopprijzen van de orders correct zijn en markeert de order vervolgens als ‘Gereed voor inkoopfacturatie’. Deze orders komen vervolgens naar voren bij het draaien van de inkoopfacturatie.
Filters order overzicht
Het order overzicht van EasyTrans bevat statusfilters voor de gereedmelding van inkoopfacturatie. Hiermee kun je het order overzicht filteren op orders die klaar staan voor inkoopfacturatie of juist niet.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
- Gebruik de orderstatus filter om te zien welke orders wel of niet gereed staan voor inkoopfacturatie:
- Selecteer bij ‘Orderstatus filter’ de gewenste optie:
- ‘Gereed voor inkoopfactuur’
- ‘Niet gereed voor inkoopfactuur’
- Selecteer bij ‘Orderstatus filter’ de gewenste optie:
Orders gereed melden
Om snel te kunnen controleren of gedeclareerde bedragen kloppen kun je een inkoopfactuur maken van de gefactureerde orders. Vanuit het order overzicht kun je aangeven van welke orders je een inkoopfactuur wenst te maken door deze als ‘gereed voor inkoopfacturatie’ te markeren.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
- Markeer de orders waarvan je een inkoopfactuur wilt maken ‘Gereed voor inkoopfacturatie’:
- Per order: Klik in de kolom ‘Inkoop’ op het ‘gereed markeren’-icoon
- Meerdere orders: Gebruik de snelbewerking ‘Gereed markeren voor inkoopfacturatie’:
- Selecteer (in de eerste kolom) de orders waarvan je inkoopfacturen wilt maken
- Onderaan het order overzicht vind je bij ‘Met geselecteerde orders’ diverse snelbewerkingen
- Selecteer bij ‘Status wijzigen’ de optie ‘Gereed markeren voor inkoopfacturatie’
- Per order: Klik in de kolom ‘Inkoop’ op het ‘gereed markeren’-icoon
De orders met de markering ‘Gereed voor inkoopfacturatie’ komen nu bij het draaien van een nieuwe inkoopfacturatie.
Markering verwijderen
Heb je per ongeluk een verkeerde order klaargezet voor inkoopfacturatie? Geen probleem! Zolang er nog geen inkoopfactuur gemaakt is kun je de markering eenvoudig verwijderen door in de kolom ‘Inkoop’ op het ‘ongedaan maken’-icoon 
te klikken.
Inkoopfacturatie
Alle orders met de markering ‘Gereed voor inkoopfactuur’ staan klaar voor de inkoopfacturatie.
Inkoopfacturen maken
Net als bij de verkoopfacturen maak je de inkoopfacturen aan met slechts een paar klikken:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Inkoop’ > ‘Nieuwe inkoopfactuur’
- Controleer eerst de instellingen voor het draaien van de inkoopfacturatie:
- ‘Te factureren periode’;
Standaard worden álle orders die klaarstaan gefactureerd, want op deze manier kan er nooit een inkoopfactuur vergeten worden. Wanneer je enkel van een bepaalde periode inkoopfacturen wilt genereren kun je hier ook een specifieke periode ingeven. - ‘Datum op de inkoopfactuur’;
Standaard komt de datum van aanmaken op de inkoopfactuur vermeld. Je kunt hier eventueel ook een andere datum instellen. - ‘Type inkoopfactuur’;
Kies het type inkoopfactuur dat je wilt maken:- Proef inkoopfactuur
Hiermee maak je een concept van de inkoopfacturen. Na controle op juistheid kun je vervolgens een definitieve inkoopfactuur maken. - Inkoopfactuur – Standaard
Maakt de definitieve standaard inkoopfacturen aan. - Inkoopfactuur – Eigen inkoopfactuurtypen
Gebruik je eigen factuurtypen? Bijvoorbeeld om te markeren of iemand wekelijks of maandelijks factureert? Dan kun je ook deze inkoopfactuurtypen selecteren. De inkoopfacturen voor vervoerders waarbij dit inkoopfactuurtype is ingesteld worden dan dus aangemaakt.
- Self-billing inkoopfactuur
Bij self-billing heb je vooraf met de vervoerder afgesproken dat jij de facturen opmaakt. Het facturatieproces wordt hiermee dus omgedraaid: Niet de vervoerder, maar jij als opdrachtgever verzorgt de factuur uit naam van de vervoerder. Op de factuur worden jouw bedrijfsgegevens vervangen door de gegevens van de vervoerder.
- Proef inkoopfactuur
- ‘Selecteer welke vervoerders je wilt factureren’;
Standaard worden alle orders gefactureerd. Wanneer je enkel van een bepaalde vervoerder(s) inkoopfacturen wilt genereren kun je deze hier selecteren. - ‘Eerstvolgende inkoopfactuurnummer’;
Je kunt een inkoopfactuurnummer instellen waarmee de nummering van de inkoopfacturen zal starten.
Een inkoopfactuurnummer is numeriek en bestaat bovendien uit maximaal 12 tekens. Wanneer het ingegeven inkoopfactuurnummer reeds bestaat wordt het eerstvolgende vrije inkoopfactuurnummer gebruikt. - ‘Voorloopnummer’;
Voorloopnummers worden gebruikt om verschillende vestigingen of bedrijfsnamen van elkaar te kunnen onderscheiden. Gebruik dit veld niet voor jaartallen bij de inkoopfactuurnummering.
Tip: Wil je jaartallen bij defactuurnummering? Verwerk dit bij ‘Eerstvolgende inkoopfactuurnummer’ en plaats het jaartal voor de standaard nummering. Gebruik voldoende nullen om voor een jaar inkoopfacturen te kunnen maken, bijvoorbeeld: ‘20230001’.
- ‘Te factureren periode’;
- Klik op ‘Uitvoeren’ om de inkoopfactuur aan te maken
De inkoopfacturen worden nu aangemaakt en geopend in een verzamel-pdf zodat je deze gemakkelijk kunt printen. De betreffende orders krijgen de status ‘Inkoopfactuur aangemaakt’ en gegevens over de inkoopfacturen zijn te raadplegen in de orders. Alle inkoopfacturen die zijn gemaakt kun je terugvinden in het inkoopfactuuroverzicht. Vanuit dit overzicht kun je vervolgens inkoopfacturen versturen en beheren.
Beheer inkoopfacturen
Gegevens over inkoopfacturen kun je terugvinden in het order overzicht, in de orders zelf evenals in het inkoopfactuuroverzicht.
Order overzicht
In het order overzicht kun je dankzij filters en markeringen snel zien of een order wel of niet klaar staat voor inkoopfacturatie en kun je snel inkoopfacturen openen.
Voorbeeldweergave order overzicht met markeringen ‘Gereed markeren voor inkoopfactuur’, ‘Gereed markering inkoopfactuur ongedaan maken’, ‘Inkoopfactuur openen’.
Tip: Je kunt een inkoopfactuur snel openen door op het ‘vergrootglas’-icoon te klikken.
In orders
In de orders zelf kun je de volgende informatie omtrent inkoopfacturen vinden:
- ‘Vervoerder’; Het veld ‘Vervoerder’ kun je niet meer bewerken, de facturatie tussen jou en de vervoerder is immers lopend of afgerond.
- ‘Inkoop’; De inkooptarieven staan vast en kunnen daardoor niet meer bewerkt worden.
- Knop ‘Open inkoopfactuur’; Opent de inkoopfactuur die bij de geopende order hoort.
- Knop ‘Uitgebreide orderhistorie’; Hier vind je alle informatie over wijzigingen aan de order. Hier zie je wie een inkoopfactuur heeft gemaakt, de aanmaakdatum en het inkoopfactuurnummer. Ook in het geval van het verwijderen van inkoopfacturen is te zien wie een inkoopfactuur heeft verwijderd en wanneer.
Tip: Zodra een order ook aan de verkoopzijde is gefactureerd wordt het inkoopfactuurnummer en de datum van deze factuur ook weergegeven bij de ‘Order details’.
Inkoopfactuuroverzicht
Het inkoopfactuuroverzicht bied een overzichtelijk weergave van alle inkoopfacturen. De weergave van het overzicht kun je naar wens filteren en/of sorteren. In het overzicht kan onder andere worden bijgehouden of facturen zijn ontvangen, voor wanneer deze betaald moeten zijn en ook wanneer je betalingen hebt uitgevoerd. Daarbij zijn er voor openstaande, betaalde of verlopen inkoopfacturen ook nog kleurmarkeringen.
Daarnaast bevat het overzicht diverse snelbewerkingen welke helpen bij een vlotte verwerking van alle boekhoudkundige informatie. Hiermee kun je diverse boekhoudkundige acties op meerdere inkoopfacturen tegelijk uitvoeren.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Inkoop’ > ‘Inkoopfactuur overzicht’ om het inkoopfactuuroverzicht te openen
Koppeling boekhoudpakket
Met de module Koppeling met Boekhoudpakket exporteer je eenvoudig en snel de facturen en ook klantgegevens naar het boekhoudpakket of het boekhoudpakket van de boekhouder. Dit scheelt tijd en voorkomt fouten.
Gegevens exporteren
Wanneer je gebruik maakt van de module Koppeling met Boekhoudpakket is het in de meeste gevallen mogelijk om ook de inkoopfacturen en de gegevens van de vervoerders te exporteren naar het boekhoudpakket.
Module Extra vestiging
Bij het gebruik van de module Extra vestiging hebben ook de extra vestigingen volledige toegang tot de eigen inkoopfacturatie, inclusief het aanmaken van nieuwe inkoopfacturen van de vestiging. Hierbij heeft de vestiging net als de hoofdvestiging een eigen inkoopfactuurnummering.
Inkoopfacturatie
Net als bij de verkoopfacturatie kun je vanuit een vestiging inkoopfacturen aanmaken, beheren en controleren. Log hiervoor in als gebruiker van de vestiging. De wijze van aanmaken, beheren en controleren is hetzelfde in alle EasyTrans omgevingen.
EasyTrans Software