Inkoopfacturen maken
Een inkoopfactuur geeft u een overzicht van de kosten van uw transportopdrachten. U kunt hiermee in één oogopslag controleren of ontvangen declaraties correct zijn, of hoeveel u uw personeel dient te betalen. Met de Inkoopmodule kunt u inkoopfacturen maken, versturen en controleren. Hierbij is self-billing ook mogelijk. De standaard inhoud van uw e-mails en inkoopfacturen heeft u reeds vastgelegd bij de inrichting van de Inkoopmodule.
Orders controleren
U ontvangt of verwacht een factuur van uw vervoerder en wilt snel kunnen controleren of het gedeclareerde bedrag klopt. Dit kan met een inkoopfactuur. Net als bij de verkoopfacturen kunt u orders gereed markeren voor inkoopfacturatie. U controleert of de inkoopprijzen van de orders correct zijn en markeert de order vervolgens als ‘Gereed voor inkoopfacturatie’. Deze orders worden vervolgens meegenomen bij het draaien van de inkoopfacturatie.
Filters orderoverzicht
Het orderoverzicht van EasyTrans bevat statusfilters voor de gereedmelding van inkoopfacturatie. Hiermee kunt u uw orderoverzicht filteren op orders die klaar staan voor inkoopfacturatie of juist niet.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
- Gebruik de orderstatus filter om te zien welke orders wel of niet gereed staan voor inkoopfacturatie:
- Selecteer bij ‘Orderstatus filter’ de gewenste optie:
- ‘Gereed voor inkoopfactuur’
- ‘Niet gereed voor inkoopfactuur’
- Selecteer bij ‘Orderstatus filter’ de gewenste optie:
Orders gereed melden
Om snel te kunnen controleren of gedeclareerde bedragen kloppen kunt u een inkoopfactuur maken van de gefactureerde orders. Vanuit uw orderoverzicht kunt u aangeven van welke orders u een inkoopfactuur wenst te maken door deze als ‘gereed voor inkoopfacturatie’ te markeren.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
- Markeer de orders waarvan u een inkoopfactuur wilt maken ‘Gereed voor inkoopfacturatie’:
- Per order: Klik in de kolom ‘Inkoop’ op het ‘gereed markeren’-icoon
- Meerdere orders: Gebruik de snelbewerking ‘Gereed markeren voor inkoopfacturatie’:
- Selecteer (in de eerste kolom) de orders waarvan u inkoopfacturen wilt maken
- Onderaan uw orderoverzicht vindt u bij ‘Met geselecteerde orders’ diverse snelbewerkingen
- Selecteer bij ‘Status wijzigen’ de optie ‘Gereed markeren voor inkoopfacturatie’
- Per order: Klik in de kolom ‘Inkoop’ op het ‘gereed markeren’-icoon
De orders met de markering ‘Gereed voor inkoopfacturatie’ worden nu meegenomen bij het draaien van een nieuwe inkoopfacturatie.
Markering verwijderen
Heeft u per ongeluk een verkeerde order klaargezet voor inkoopfacturatie? Geen probleem! Zolang er nog geen inkoopfactuur gemaakt is kunt u de markering eenvoudig verwijderen door in de kolom ‘Inkoop’ op het ‘ongedaan maken’-icoon 
te klikken.
Inkoopfacturatie
Alle orders met de markering ‘Gereed voor inkoopfactuur’ staan klaar voor de inkoopfacturatie.
Inkoopfacturen maken
Net als bij de verkoopfacturen maakt u de inkoopfacturen aan met slechts een paar klikken:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Inkoop’ > ‘Nieuwe inkoopfactuur’
- Controleer de instellingen voor het draaien van de inkoopfacturatie:
- ‘Te factureren periode’;
Standaard worden álle orders die klaarstaan gefactureerd. Op deze manier kan er nooit een inkoopfactuur vergeten worden. Wanneer u enkel van een bepaalde periode inkoopfacturen wilt genereren kunt u hier ook een specifieke periode ingeven. - ‘Datum op de inkoopfactuur’;
Standaard wordt de datum van aanmaken op de inkoopfactuur vermeld wordt. U kunt hier eventueel een andere datum instellen. - ‘Type inkoopfactuur’;
Kies het type inkoopfactuur dat u wilt maken:- Proef inkoopfactuur
Hiermee maakt u een concept van de inkoopfacturen. Na controle op juistheid kunt u een definitieve inkoopfactuur maken. - Inkoopfactuur – Standaard
Maakt de definitieve standaard inkoopfacturen aan. - Inkoopfactuur – Eigen inkoopfactuurtypen
Gebruikt u eigen factuurtypen? Bijvoorbeeld om te markeren of iemand wekelijks of maandelijks factureert? Dan kunt u ook deze inkoopfactuurtypen selecteren. De inkoopfacturen voor vervoerders waarbij dit inkoopfactuurtype is ingesteld worden aangemaakt.
- Self-billing inkoopfactuur
Bij self-billing heeft u vooraf met uw vervoerder afgesproken dat u de facturen opmaakt. Het facturatieproces wordt hiermee omgedraaid: Niet de vervoerder, maar u als opdrachtgever verzorgt de factuur uit naam van de vervoerder. Op de factuur worden uw bedrijfsgegevens vervangen door de gegevens van de vervoerder.
- Proef inkoopfactuur
- ‘Selecteer welke vervoerders u wilt factureren’;
Standaard worden alle orders gefactureerd. Wanneer u enkel van een bepaalde vervoerder(s) inkoopfacturen wilt genereren kunt u deze hier selecteren. - ‘Eerstvolgende inkoopfactuurnummer’;
U kunt een inkoopfactuurnummer instellen waarmee de nummering van uw inkoopfacturen zal starten.
Een inkoopfactuurnummer is numeriek en bestaat uit maximaal 12 tekens. Wanneer het ingegeven inkoopfactuurnummer reeds bestaat wordt het eerstvolgende vrije inkoopfactuurnummer gebruikt. - ‘Voorloopnummer’;
Voorloopnummers worden gebruikt om verschillende vestigingen of bedrijfsnamen van elkaar te kunnen onderscheiden. Gebruik dit veld niet voor jaartallen bij uw inkoopfactuurnummering.
Tip: Wilt u jaartallen bij uw factuurnummering? Verwerk dit bij uw ‘Eerstvolgende inkoopfactuurnummer’ en plaats het jaartal voor uw standaard nummering. Gebruik voldoende nullen om voor een jaar inkoopfacturen te kunnen maken, bijvoorbeeld: ‘20220001’.
- ‘Te factureren periode’;
- Klik op ‘Uitvoeren’ om de inkoopfactuur aan te maken
De inkoopfacturen worden nu aangemaakt en geopend in een verzamel-pdf zodat u deze gemakkelijk kunt printen. De betreffende orders krijgen de status ‘Inkoopfactuur aangemaakt’ en gegevens over de inkoopfacturen zijn te raadplegen in de orders. Alle inkoopfacturen die zijn gemaakt kunt u terugvinden in het inkoopfactuuroverzicht. Vanuit dit overzicht kunt u inkoopfacturen versturen en beheren.
Beheer inkoopfacturen
Gegevens over inkoopfacturen kunt u terugvinden in het orderoverzicht, in de orders zelf en in het inkoopfactuuroverzicht,.
Orderoverzicht
In het orderoverzicht kunt u dankzij filters en markeringen snel zien of een order wel of niet klaar staat voor inkoopfacturatie en kunt u snel inkoopfacturen openen.
Voorbeeldweergave orderoverzicht met markeringen ‘Gereed markeren voor inkoopfactuur’, ‘Gereed markering inkoopfactuur ongedaan maken’, ‘Inkoopfactuur openen’.
Tip: U kunt een inkoopfactuur snel openen door op het ‘vergrootglas’-icoon te klikken.
In orders
In de orders zelf kunt u de volgende informatie omtrent inkoopfacturen vinden:
- ‘Vervoerder’; Het veld ‘Vervoerder’ kunt u niet meer bewerken, de facturatie tussen u en de vervoerder is immers lopend of afgerond.
- ‘Inkoop’; De inkooptarieven staan vast en kunnen niet meer bewerkt worden.
- Knop ‘Open inkoopfactuur’; Opent de inkoopfactuur die bij de geopende order hoort.
- Knop ‘Uitgebreide orderhistorie’; Hier vindt u alle informatie over wijzigingen aan de order. Hier ziet u onder andere wíe een inkoopfactuur heeft gemaakt, de aanmaakdatum en het inkoopfactuurnummer. Ook in het geval van het verwijderen van inkoopfacturen is te zien wíe een inkoopfactuur heeft verwijderd en wanneer.
Tip: Zodra een order ook aan de verkoopzijde is gefactureerd wordt het inkoopfactuurnummer en de datum van deze factuur ook weergegeven bij de ‘Order details’.
Inkoopfactuuroverzicht
Het inkoopfactuuroverzicht biedt u een overzichtelijk weergave van al uw inkoopfacturen. De weergave van het overzicht kunt u naar wens filteren en/of sorteren. In het overzicht kan onder andere worden bijgehouden of facturen zijn ontvangen, voor wanneer deze betaald moeten zijn en wanneer u betalingen heeft uitgevoerd. Daarbij zijn er voor openstaande, betaalde of verlopen inkoopfacturen ook nog kleurmarkeringen.
Daarnaast bevat het overzicht diverse snelbewerkingen welke helpen bij een vlotte verwerking van alle boekhoudkundige informatie. Hiermee kunt u diverse boekhoudkundige acties op meerdere inkoopfacturen tegelijk uitvoeren.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Inkoop’ > ‘Inkoopfactuur overzicht’ om uw inkoopfactuuroverzicht te openen
Koppeling boekhoudpakket
Met de module Koppeling met Boekhoudpakket exporteert u eenvoudig en snel uw facturen en klantgegevens naar uw boekhoudpakket of het boekhoudpakket van uw boekhouder. Dit scheelt tijd en voorkomt fouten.
Gegevens exporteren
Wanneer u gebruik maakt van de module Koppeling met Boekhoudpakket is het in de meeste gevallen mogelijk om de inkoopfacturen en de gegevens van uw vervoerders te exporteren naar uw boekhoudpakket.
Module Extra vestiging
Bij het gebruik van de module Extra vestiging hebben ook de extra vestigingen volledige toegang tot de eigen inkoopfacturatie, inclusief het aanmaken van nieuwe inkoopfacturen van de vestiging. Hierbij heeft de vestiging een eigen inkoopfactuurnummering.
Inkoopfacturatie
Net als bij de verkoopfacturatie kunt u vanuit een vestiging inkoopfacturen aanmaken, beheren en controleren. Log hiervoor in als gebruiker van de vestiging. De wijze van aanmaken, beheren en controleren is hetzelfde in alle EasyTrans omgevingen.
EasyTrans Software