Waar kunnen wij u bij helpen?
Afdrukken

Factuurtypen

Op de facturen die je in EasyTrans aanmaakt worden de gereden transportopdrachten overzichtelijk weergegeven. Met het standaardfactuurtype van EasyTrans betreft het een verzamelfactuur met daarbij alle bestemmingen en tarieven afzonderlijk weergegeven. Omdat sommige ontvangers wellicht andere wensen hebben is het mogelijk om het standaard factuurtype aan te passen óf eigen factuurtypen te maken. Je kunt vervolgens per klant instellen welk factuurtype er gebruikt dient te worden!

Standaard factuurtype

Standaard maakt EasyTrans verzamelfacturen van alle orders. Hierbij worden de bestemmingen en tarieven allemaal afzonderlijk weergegeven. Het is mogelijk dit factuurtype aan te passen, om zo bijvoorbeeld standaard een beknoptere factuur op te maken.

Standaard factuurtype wijzigen

Pas het standaard factuurtype op de volgende manier aan:

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Factuurtypen’
  2. Open het factuurtype ‘Standaard’
  3. Pas de afdrukopties naar wens aan:
    • ‘Alleen subtotalen weergeven (tarieven verbergen)’: Afzonderlijke tarieven worden niet weergegeven op de factuur, alleen de order subtotalen.
    • ‘Bestemmingen verbergen’: Bestemmingen worden niet weergegeven op de factuur.
    • ‘Iedere order apart factureren’: Alle orders worden apart gefactureerd (en krijgen dus een eigen factuurnummer).
  4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instellingen op te slaan

Het standaard factuurtype van het Transport Management Systeem is nu aangepast!

Eigen factuurtype

Naast het standaard factuurtype is het ook mogelijk om afwijkende factuurtypen aan te maken. Je kunt vervolgens per klant instellen welk factuurtype gebruikt moet worden. Hiermee kun je bijvoorbeeld een type ‘maandfactuur’ vastleggen, zodat je eenvoudig kunt zien welke klant alleen maandelijks gefactureerd dient te worden. Daarnaast zijn er natuurlijk nog de opties om de inhoud van facturen te veranderen met een specifiek factuurtype!

Factuurtype maken

Maak eenvoudig eigen factuurtypen aan:

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Factuurtypen’
  2. Klik op ‘Nieuw factuurtype invoeren’
  3. Vul de benodigde gegevens in:
    1.  ‘Factuurtype’
      Geef een benaming in voor het factuurtype, bijvoorbeeld ‘Maand factuur’ of ‘Orders apart’.
    2. (Indien van toepassing) ‘Factuurtype bestemd voor verkoop- of inkoopfactuur’
      Wanneer de Inkoopmodule actief is kun je ook voor inkoopfacturen aparte factuurtypes maken!
    3. ‘Afdrukopties’, betreft het een aanpassing aan de lay out van de factuur? Leg dit dan hier vast:
      • ‘Alleen subtotalen weergeven (tarieven verbergen)’
        Afzonderlijke tarieven worden niet weergegeven op de factuur, alleen de order subtotalen.
      • ‘Bestemmingen verbergen’
        Bestemmingen worden niet weergegeven op de factuur.
      • ‘Iedere order apart factureren’
        Alle orders worden apart gefactureerd (en krijgen dus een eigen factuurnummer).
  4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om het factuurtype op te slaan

Het factuurtype is aangemaakt en wordt weergegeven bij ‘Factuurtypen’. Vanuit dit overzicht kunnen factuurtypen altijd opnieuw bekeken en/of gewijzigd worden. Herhaal bovenstaande stappen voor alle factuurtypen die aangemaakt moeten worden.

Factuurtype instellen

Na het aanmaken van de factuurtypen kun je per klant instellen welk factuurtype gebruikt moet worden bij de facturatie:

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant overzicht’
  2. Open de klant die gebruik gaat maken van een afwijkend factuurtype
  3. Leg bij ‘Klantspecifieke instellingen’ > ‘Factuurtype’ het juiste factuurtype vast
  4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
  5. Herhaal bovenstaande stappen bij alle klanten die gebruik maken van een afwijkend factuurtype

Factureren

Wanneer er verschillende factuurtypen zijn vastgelegd in EasyTrans kun je per factuurtype factureren. Bij ‘Selecteer welke klanten u wilt factureren’ wordt weergegeven voor welke klanten er orders ter facturering klaar staan, en welk factuurtype zij gebruiken.
Per factuurtype kun je nu proeffacturen én verkoop facturen aanmaken.
Is de Inkoopmodule actief in het Transport Management Systeem? Dan geldt hetzelfde voor de inkoopfacturen.

Vorige Beheer betalingen
INHOUD