Boekjaar afsluiten

1. Het oude boekjaar afsluiten

De start van het nieuwe jaar is een goed moment om te controleren of het oude orderjaar volledig gefactureerd is. Stel het periodefilter in op het vorige jaar en filter achtereenvolgens op alle open, geplande, afgemelde en gecontroleerde orders. Factureer de resterende orders. Niet uitgevoerde orders kunnen indien gewenst naar de prullenbak worden verplaatst. Hier kun je ze bewaren of definitief verwijderen.

2. Nieuwe factuurnummer reeks

Wil je de factuurnummering met het nieuwe jaartal beginnen? Geef bij de eerstvolgende facturatie het gewenste factuurnummer in bij ‘Eerstvolgende factuurnummer’. EasyTrans telt vervolgens automatisch de nummering door.
Let op: Gebruik voldoende extra nullen om voor een jaar facturen aan te kunnen maken, bijvoorbeeld: 20230001. Gebruik echter niet teveel nullen, want je kunt het nummer achteraf niet meer verlagen.

3. Nieuwe ordernummer reeks

Wil je de ordernummering starten met een nieuwe nummerreeks? Stel dan het gewenste nummer in via het menu Instellingen->Algemeen->Tabblad Orders.
Let op: Het nieuwe ordernummer moet hoger zijn dan het hoogste bestaande ordernummer. Zorg er dus voor dat je eerst alle orders uit het vorige jaar hebt ingevoerd. Achteraf kun je het nummer niet meer verlagen.

4. Oude orderjaren verwijderen

Door oude orderjaren te verwijderen wordt EasyTrans sneller en voldoe je aan de bewaartermijn van je opgeslagen data. Ga hiervoor in het menu naar Instellingen->Algemeen->Tabblad Geavanceerd-> Oude data beheren.

5. Prijswijziging

Voer je een prijswijziging door, dan zijn er twee opties om de tarieven aan te passen:

Tarieven aanpassen zonder nieuw product
Ga in het menu naar Tarievenbeheer->Tarieven en vul per tarief de nieuwe prijs in. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ en kies 1 januari als de startdatum in de pop-up. Klik vervolgens op ‘Bijwerken’. Nu hebben alle orders van het nieuwe jaar direct de juiste prijs.
Let op: Moet je nadien nog orders invoeren in het oude jaar, dan kun je de tarieven in de order handmatig terugzetten op het oude tarief.

Tarieven aanpassen met nieuw product
Maak een kopie van de producten waarvoor je de tarieven wilt wijzigen. Ga naar het menu Tarievenbeheer->Producten en klik op het witte kopieer icoon. Dit maakt een nieuw product aan waarbij alle bestaande tarieven worden gekopieerd. Bij het kopiëren kun je een percentage opgeven waarmee de tarieven worden verhoogd. Controleer hierna de nieuwe tarieven en pas eventueel de prijzen aan.
Als de tarieven zijn ingesteld selecteer je alle orders in het nieuwe jaar en ken je via de snelbewerking het nieuwe product toe.
Zodra alle orders uit het oude jaar zijn afgehandeld, verplaats je het oude product naar de prullenbak door het te verwijderen.
Tip: Het voordeel van deze methode is dat je in één keer alle tarieven kunt ophogen en de oude tarieven bewaard blijven voor gebruik in orders uit het oude jaar.