Wat kan de Documentopslag module?
Met de Documentopslag module van EasyTrans Software kun je documenten bij de transportorders opslaan, delen en ontvangen. Je kunt bijvoorbeeld ondertekende transportdocumenten, afbeeldingen, douanepapieren of originele orders direct bij de transportopdrachten bewaren. Dit helpt om je dossierbeheer veilig en volledig te digitaliseren in het TMS!
Documentenopslag
Bij iedere bestemming in de order kunnen er twee documenten opgeslagen worden. Documenten van maximaal 2MB bij de standaard Documentopslag module, en tot 20MB bij de Documentopslag module Groot.
Intern/Openbaar
Bij het opslaan van een document kun je vastleggen of het gaat om een intern of openbaar document. Interne documenten zijn alleen in te zien vanuit de planomgeving en worden nooit gedeeld met klanten en/of vervoerders. Openbare documenten zijn zichtbaar in een Klanten Portal, optioneel in een Vervoerder Portal én kun je op diverse andere manieren delen met je klanten, ontvangers en/of vervoerders. Hoe je de documenten standaard wilt opslaan is vast te leggen bij de algemene instellingen.
Veilige bestandsnamen
In de planomgeving wordt bij het opslaan van een document standaard de originele naam van het document weergegeven. Je kunt de benaming eventueel naar wens aanpassen, zodat je snel kunt herkennen om wat voor document het gaat.
De originele of aangepaste bestandsnaam is alleen zichtbaar in de planomgeving. Wanneer je documenten deelt krijgen de bestanden altijd een beveiligde naam. De bestandsnaam van een document wordt aangepast naar: ordernummer_bestemmingsnummer_documentnummer-willekeurige-reeks.pdf
Aan het ordernummer en bestemmingsnummer is snel te herkennen bij welke order en bestemming het document hoort. Bij iedere bestemming kunnen twee documenten worden opgeslagen, documentnummer geeft aan om welk document het gaat.
Willekeurige reeks bestaat uit een willekeurige letter-, teken- en cijferreeks. Door deze reeks aan bestandsnamen toe te voegen kan een bestandsnaam niet geraden worden. Op deze manier kan een bestand dus niet zomaar online gezocht of gedownload worden.
Kortom, je kunt de documenten veilig en digitaal beheren vanuit het Transport Management Systeem.
Scansoftware
Wil je de Documentopslag module gebruiken om getekende transportdocumenten op te slaan bij de orders? Er is scansoftware verkrijgbaar waarmee je de transportdocumenten direct bij de juiste order kunt opslaan! De vrachtbrieven en/of CMR van EasyTrans hebben een speciale QR code met informatie over het ordernummer en de juiste bestemming.
Scansoftware kan door deze QR code geautomatiseerd herkennen bij welke order en bestemming het transportdocument hoort. De scansoftware slaat de documenten op en verstuurd deze via een beveiligde FTP-verbinding naar je eigen FTP account. EasyTrans Software controleert iedere 5 minuten het FTP-account op nieuwe documenten. Zijn er documenten aanwezig? Dan voorziet EasyTrans Software de documenten van een veilige bestandsnaam en plaatst deze bij de juiste order en bestemming in het Transport Management Systeem. Wil je gebruik maken van scansoftware om de documenten op te slaan? Neem gerust contact met ons op, dan maken wij kosteloos een FTP-account aan.
Klanten Portal
Niet alleen in de planomgeving kunnen documenten worden opgeslagen! Bij het plaatsen van een weborder via een Klanten Portal kan een klant ook documenten opslaan. Het bijvoegen van een document in het Klanten Portal gaat net zo eenvoudig als in de planomgeving. Zodra de web-order daadwerkelijk is geplaatst kan de klant geen wijzigingen meer aanbrengen in het dossier. Er kunnen geen documenten meer worden toegevoegd of verwijderd.
Chauffeurs App
Maak je gebruik van de Vervoerder Portal/Chauffeurs App? Geautomatiseerd nieuwe transportopdrachten plaatsen in de Chauffeurs App van de vervoerder is onderdeel van een Vervoerder Portal. Een chauffeur kan bij diens ontvangen transportopdrachten ook documenten opslaan ten behoeve van het dossierbeheer! Om te voorkomen dat opgeslagen documenten zonder controle worden gedeeld met klanten, kun je optioneel instellen dat de documenten automatisch als intern document worden opgeslagen.
Documenten delen
Opgeslagen documenten kun je optioneel delen met klanten en vervoerders. Bij ieder opgeslagen document kun je instellen of het om een openbaar of intern document gaat.
Orderbevestiging
Je kunt klanten vanuit het Transport Management Systeem orderbevestigingen toesturen. Heb je (openbare) documenten opgeslagen bij een order? Dan kun je deze optioneel meesturen bij de orderbevestiging! Dit geldt ook voor orderbevestigingen die je vanuit de planomgeving naar ontvangers verstuurd.
Afleverbevestiging
Het is mogelijk om opgeslagen documenten bij te voegen bij het versturen van een afleverbevestiging. Hiermee kun je bijvoorbeeld, als bewijs van aflevering, een getekende afleverbon versturen naar de klant.
Facturen
Opgeslagen documenten kun je optioneel ook bijvoegen bij de facturen. Bij de algemene instellingen kun je aangeven of je dit standaard wel of niet de documenten wilt bijvoegen bij een factuur. Uiteraard kun je per klant en/of per e-mail nog afwijken van de standaard instelling.
Transportopdracht
Je kunt vanuit EasyTrans heel eenvoudig transportopdrachten mailen naar de vervoerders. Wanneer er bij de order documenten zijn opgeslagen kun je deze documenten ook bijvoegen bij de transportopdracht.
Klanten Portal
Vanaf een Premium Pakket beschik je over een eigen Klanten Portal. Hiermee geef je klanten o.a. de mogelijkheid om orders te plaatsen en de status hiervan te volgen. Een klant heeft via een eigen orderoverzicht altijd inzicht in reeds geplaatste orders. Heb je (openbare) documenten opgeslagen met behulp van de Documentopslag module? Dan zijn deze documenten ook direct zichtbaar in het Klanten Portal!
Vervoerder Portal
Vanaf een Premium Plus Pakket is een eigen Vervoerder Portal inclusief Chauffeurs App onderdeel van het Transport Management Systeem. Geautomatiseerd nieuwe transportopdrachten plaatsen in de Chauffeurs App van de vervoerder is onderdeel van een Vervoerder Portal. Je kunt hierbij (optioneel) opgeslagen documenten delen.
Koppeling EasyTrans gebruikers
Werk je samen met een logistieke dienstverlener die ook gebruik maakt van EasyTrans? Met de Koppeling EasyTrans Gebruikers kun je eenvoudig ordergegevens met elkaar uitwisselen! Wanneer beide EasyTrans Systemen gebruik maken van een Vervoerder Portal kun je ook afmeldinformatie met elkaar delen.
Wordt de order verwerkt met behulp van de Chauffeurs App? Dan deel je via de koppeling automatisch afmeldgegevens. Gebruiken beide systemen de Documentopslag module? Dan worden openbaar opgeslagen documenten ook gedeeld.
Inkoopmodule
Met de Inkoopmodule van EasyTrans Software kun je de inkoopkosten en de opbrengsten van de transportopdrachten bijhouden. Je kunt aan ieder verkooptarief een inkooptarief koppelen, eventueel met specifieke tarieven per vervoerder. Je ziet hierdoor direct wat een order kost én oplevert. Uiteraard kunnen afgesproken prijzen bevestigt worden naar vervoerders. Daarnaast kun je eenvoudig inkoopfacturen maken, waarmee je bijvoorbeeld kunt controleren of gedeclareerde bedragen correct zijn.
Delen bij inkoopfacturen
Maak je gebruik van de Inkoopmodule? Dan kun je opgeslagen documenten ook als bijlage meesturen met een inkoopfactuur. Net als bij de verkoopfacturen kun je bij de algemene instellingen vastleggen of je standaard wel of niet documenten wilt bijvoegen bij een inkoopfactuur. Uiteraard kun je per vervoerder en per e-mail nog afwijken van de standaard instelling.
EasyTrans Software