Wat is een Documentopslag module?

Documentenopslag

Bij iedere bestemming in uw order kunt u twee documenten opslaan. Documenten van maximaal 2MB bij de standaard Documentopslag module, en tot 20MB bij de Documentopslag module Groot.

Intern/Openbaar

Bij het opslaan van een document kunt u vastleggen of het gaat om een intern of openbaar document. Interne documenten zijn alleen in te zien vanuit de planomgeving en worden nooit gedeeld met klanten en/of vervoerders. Openbare documenten zijn zichtbaar in een Klanten Portal, optioneel in een Vervoerder Portal én kunt u op diverse andere manieren delen met uw klanten, ontvangers en/of vervoerders. Hoe u uw documenten standaard wilt opslaan kunt u vastleggen bij uw algemene instellingen.

Veilige bestandsnamen

In de planomgeving wordt bij het opslaan van een document standaard de originele naam van het document weergegeven. U kunt de benaming eventueel naar wens aanpassen, zodat u snel kunt herkennen om wat voor document het gaat.

De originele of aangepaste bestandsnaam is alleen zichtbaar in de planomgeving. Wanneer u documenten deelt krijgen de bestanden altijd een beveiligde naam. De bestandsnaam van een document wordt aangepast naar: ordernummer_bestemmingsnummer_documentnummer-willekeurige-reeks.pdf
Aan het ordernummer en bestemmingsnummer is snel te herkennen bij welke order en bestemming het document hoort. Bij iedere bestemming kunnen twee documenten worden opgeslagen, documentnummer geeft aan om welk document het gaat.
Willekeurige reeks bestaat uit een willekeurige letter-, teken- en cijferreeks. Door deze reeks aan bestandsnamen toe te voegen kan een bestandsnaam niet geraden worden. Op deze manier kan een bestand dus niet zomaar online gezocht of gedownload worden.
Kortom, u kunt uw documenten veilig en digitaal beheren vanuit uw Transport Management Systeem.

Scansoftware

Wilt u de Documentopslag module gebruiken om getekende transportdocumenten op te slaan bij uw orders? Er is scansoftware verkrijgbaar waarmee u uw transportdocumenten direct bij de juiste order kunt opslaan! De vrachtbrieven en/of CMR van EasyTrans hebben een speciale QR code met informatie over het ordernummer en de juiste bestemming.

Scansoftware kan door deze QR code geautomatiseerd herkennen bij welke order en bestemming het transportdocument hoort. De scansoftware slaat de documenten op en verstuurd deze via een beveiligde FTP-verbinding naar uw eigen FTP account. EasyTrans Software controleert iedere 5 minuten uw FTP-account op nieuwe documenten. Zijn er documenten aanwezig? Dan voorziet EasyTrans Software de documenten van een veilige bestandsnaam en plaatst deze bij de juiste order en bestemming in uw Transport Management Systeem. Wilt u gebruik maken van scansoftware om uw documenten op te slaan? Neem gerust contact met ons op, dan maken wij kosteloos een FTP-account voor u aan.

Klanten Portal

Niet alleen in de planomgeving kunnen documenten worden opgeslagen! Bij het plaatsen van een weborder via een Klanten Portal kan een klant ook documenten opslaan. Het bijvoegen van een document in het Klanten Portal gaat net zo eenvoudig als in de planomgeving. Zodra de weborder daadwerkelijk is geplaatst kan de klant geen wijzigingen meer aanbrengen in het dossier. Er kunnen geen documenten meer worden toegevoegd of verwijderd.

Chauffeur App

Maakt u gebruik van de Vervoerder Portal/Chauffeur App? Geautomatiseerd nieuwe vervoersopdrachten plaatsen in de Chauffeur App van de vervoerder is onderdeel van een Vervoerder Portal. Een chauffeur kan bij diens ontvangen vervoersopdrachten ook documenten opslaan ten behoeve van uw dossierbeheer! Om te voorkomen dat opgeslagen documenten zonder controle worden gedeeld met klanten, kunt u optioneel instellen dat de documenten automatisch als intern document worden opgeslagen.