Stap 3: Documenten ontvangen
Documenten opslaan ten behoeve van uw dossierbeheer hoeft niet per se in de planomgeving. Ook klanten en/of vervoerders kunnen documenten opslaan bij orders!
Mogelijkheden tot ontvangen
Klanten Portal
Vanaf een Premium Pakket beschikt u over een eigen Klanten Portal. Hiermee geeft u uw klanten o.a. de mogelijkheid om online orders bij u te te plaatsen, en de status hiervan te volgen. Bij het plaatsen van een weborder kan een klant bij de bestelling documenten toevoegen. Het bijvoegen van een document in het Klanten Portal gaat net zo eenvoudig als in de planomgeving. Zodra de weborder daadwerkelijk is geplaatst kan de klant geen wijzigingen meer aanbrengen in het dossier. Het toegevoegde document is automatisch een openbaar document en er kunnen geen documenten meer toegevoegd of verwijderd worden.
Vervoerder Portal
Vanaf een Premium Plus Pakket is een Vervoerder Portal/Chauffeur App onderdeel van uw Transport Management Systeem. Geautomatiseerd nieuwe vervoersopdrachten doorgeven (planning) en ontvangen (vervoerder) is onderdeel van een Vervoerder Portal. De vervoerder kan vervolgens onderweg orders afronden met behulp van de Chauffeur App. Een chauffeur kan bij diens ontvangen vervoersopdrachten ook documenten opslaan ten behoeve van uw dossierbeheer! Openbaar opgeslagen documenten kunnen op diverse manieren worden gedeeld, bijvoorbeeld bij een afleverbevestiging of via een Klanten Portal. Om te voorkomen dat opgeslagen documenten zonder controle gedeeld worden met klanten, kunt u optioneel instellen dat de documenten automatisch als intern document worden opgeslagen.
Let op: Meldt u orders geautomatiseerd af naar klanten via het Vervoerder Portal? Dan worden openbaar opgeslagen documenten meegestuurd met de afleverbevestiging.
Vervoerder Portal
Met de Documentopslag module kan een vervoerder via diens Chauffeur App documenten opslaan bij orders. Afmeldgegevens kunnen op diverse manieren gedeeld worden met klanten, inclusief de opgeslagen documenten. Om te voorkomen dat de opgeslagen documenten zonder controle gedeeld worden met klanten, kunt u instellen dat deze automatisch als intern document worden opgeslagen.
Ontvangen als intern document
Bij uw algemene instellingen kunt u vastleggen of documenten die u ontvangt via het Vervoerder Portal, intern of openbaar opgeslagen worden.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Geavanceerd’
- Leg bij ‘Instellingen voor documentopslag’ > ‘Opgeslagen documenten via de Chauffeurs App standaard als intern markeren’ uw algemene instelling vast:
- Standaard openbaar: Selecteer de instelling NIET
- Standaard intern: Selecteer de instelling
- Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om uw instelling op te slaan
Koppeling EasyTrans Gebruikers
Werkt u samen met een logistieke dienstverlener die ook gebruik maakt van EasyTrans? Met de Koppeling EasyTrans Gebruikers kunt u eenvoudig ordergegevens met elkaar uitwisselen! U kunt onder andere heel gemakkelijk orders versturen naar deze externe vervoerder.
Wanneer beide EasyTrans Systemen gebruik maken van een Vervoerder Portal kunt u ook afmeldinformatie met elkaar delen. Wordt de order door de externe vervoerder afgemeld met behulp van de Chauffeur App? Dan deelt deze via de koppeling automatisch afmeldgegevens met u. Gebruikt de externe vervoerder ook de Documentopslag module? En voegt deze documenten toe via een Chauffeur App? Dan worden de openbaar opgeslagen documenten ook met u gedeeld.
EasyTrans Software