Stap 2: Documenten delen

Geüpdatet19 april 2023

Opgeslagen documenten kunt u delen met uw klanten en vervoerders. Bij het opslaan van een document kunt u instellen of het om een openbaar of intern document gaat. Openbare documenten kunt u delen met uw klanten en vervoerders, interne documenten worden op geen enkele manier gedeeld!

Mogelijkheden tot delen

Openbare opgeslagen documenten kunt u delen met uw klanten, ontvangers en/of vervoerders. De documenten kunnen worden bijgevoegd/gedeeld bij:

Orderbevestigingen
Vervoersopdrachten
Afleverbevestigingen
Verkoopfacturen
Klanten Portal (Openbare documenten zijn automatisch zichtbaar)
Vervoerder Portal / Chauffeurs App (Openbare documenten zijn optioneel zichtbaar)
Koppeling EasyTrans Gebruikers
Inkoopfacturen (Bij gebruik Inkoopmodule)

Facturatie

Opgeslagen (openbare) documenten kunt u optioneel bijvoegen bij uw facturen. Bij uw algemene instellingen kunt u vastleggen of u standaard wel of niet documenten wilt meesturen met een factuur. Uiteraard kunt u per klant en/of per e-mail nog afwijken van uw standaard instelling.

Standaard instelling

Bij uw algemene instellingen kunt u vastleggen of u standaard wel of niet opgeslagen documenten wilt bijvoegen bij een factuur:

Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > tabblad ‘Klanten’
Leg bij ‘Standaard bijgevoegde documenten meesturen met de factuur’ uw algemene instelling vast:
- Standaard bijvoegen: Selecteer de optie
- Standaard niet bijvoegen: Selecteer de optie NIET
(Indien van toepassing) Pas de standaard instelling toe op reeds bestaande klanten door op het ‘kopiëren’-icoon te klikken.
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan

Per klant

De instelling die u heeft vastgelegd bij uw algemene instellingen wordt toegepast bij elke klant die u nieuw aanmaakt in EasyTrans. U kunt per klant nog afwijken van deze standaard instelling:

Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant overzicht’
Open de klant waarbij u wilt afwijken van uw standaard instelling
Leg bij ‘Overige instellingen’ > ‘Documenten meesturen met de factuur’ de afwijkende instelling vast
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan

Vervoerder Portal

Vanaf een Premium Plus Pakket is een eigen Vervoerder Portal / Chauffeurs App onderdeel van uw Transport Management Systeem. Geautomatiseerd nieuwe vervoersopdrachten plaatsen in de Chauffeurs App van de vervoerder is onderdeel van een Vervoerder Portal. Bij een dergelijke vervoersopdracht kunt u optioneel opgeslagen documenten delen.

Documenten delen

Bij uw algemene instellingen kunt u vastleggen of u opgeslagen (openbare) documenten wilt delen via de Vervoerder Portal/Chauffeurs App:

Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > tabblad ‘Orders’
Leg bij ‘Chauffeurs App instellingen’ > ‘Bijgevoegde documenten weergeven in de Chauffeurs App’ uw algemene instelling vast:
- Standaard delen: Selecteer de optie
- Standaard niet delen: Selecteer de optie NIET
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan

Koppeling EasyTrans Gebruikers

Werkt u samen met een logistieke dienstverlener die ook gebruik maakt van EasyTrans? Met de Koppeling EasyTrans Gebruikers kunt u eenvoudig ordergegevens met elkaar uitwisselen! De externe vervoerder kan dan o.a. orders naar u versturen. Deze hoeft u dan niet handmatig meer in te voeren.

Wanneer beide EasyTrans Systemen gebruik maken van een Vervoerder Portal kunt u ook afmeldinformatie met elkaar delen. Wordt de order door u verwerkt met behulp van de Chauffeurs App? Dan deelt u via de koppeling automatisch afmeldgegevens met de opdrachtgever. Gebruikt de opdrachtgever ook de Documentopslag module? En voegt uw chauffeur documenten toe via diens Chauffeurs App? Dan worden openbaar opgeslagen documenten ook gedeeld met de opdrachtgever.

Inkoopmodule

Met de Inkoopmodule van EasyTrans Software kunt u de inkoopkosten en de opbrengsten van uw transportopdrachten bijhouden. U kunt aan ieder verkooptarief een inkooptarief koppelen, eventueel met specifieke tarieven per vervoerder. U ziet hierdoor direct wat een order kost én oplevert. Uiteraard kunnen afgesproken prijzen bevestigt worden naar vervoerders. Daarnaast kunt u eenvoudig inkoopfacturen maken, waarmee u bijvoorbeeld kunt controleren of gedeclareerde bedragen correct zijn.

Inkoopfacturen

Maakt u gebruik van de Inkoopmodule? Dan kunt u opgeslagen documenten ook als bijlage meesturen met een inkoopfactuur. Net als bij uw verkoopfacturen kunt u bij uw algemene instellingen vastleggen of u standaard wel of niet documenten wilt bijvoegen bij een inkoopfactuur. Uiteraard kunt u per vervoerder en per e-mail nog afwijken van uw standaard instelling.