Stap 1: Documenten opslaan

Geüpdatet14 februari 2022

Met de Documentopslag module van EasyTrans Software is het mogelijk om bij iedere bestemming binnen een transportorders twee documenten op te slaan. Documenten van maximaal 2MB bij de standaard Documentopslag module, en tot 20MB bij de Documentopslag module Groot. Bij ieder document kunt u vastleggen of deze enkel voor intern gebruik zichtbaar moet zijn of ook gedeeld mag worden.

Intern of openbaar

Bij het opslaan van een document kunt u vastleggen of het gaat om een intern of openbaar document. Openbare documenten kunt u op diverse manieren delen met uw klanten en vervoerders. Bovendien zijn openbare documenten altijd zichtbaar in een Klanten Portal, en optioneel ook in een Vervoerder Portal. Interne documenten worden op geen enkele manier gedeeld.

Standaard instelling

Om een document snel naar wens op te kunnen slaan kunt u bij uw algemene instellingen aangeven of u documenten standaard als intern- of openbaar document wilt opslaan. Uiteraard kunt u bij het opslaan van een document altijd nog afwijken van uw standaard instelling.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > tabblad ‘Geavanceerd’
Leg bij ‘Instellingen voor documentopslag’ > ‘Opgeslagen documenten via de knop ‘Document bijvoegen’ standaard als intern markeren’ uw algemene instelling vast:
- Standaard openbaar: Selecteer de instelling NIET
- Standaard intern: Selecteer de instelling
Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om uw instelling op te slaan

FTP-Account

Wilt u de Documentopslag module gebruiken om getekende transportdocumenten op te slaan bij uw orders? Er is scansoftware verkrijgbaar waarmee u uw transportdocumenten direct bij de juiste order kunt opslaan!

Transportdocumenten

De vrachtbrieven en/of CMR die u in EasyTrans aanmaakt bevatten een speciale QR code. Deze QR-code bevat informatie over het ordernummer en de bijbehorende bestemming.

Er is scansoftware verkrijgbaar die dankzij deze QR code geautomatiseerd kan herkennen bij welke order en bestemming het transportdocument hoort. De scansoftware slaat de documenten op en verstuurt deze via een beveiligde FTP-verbinding naar een FTP account. Dit account wordt iedere 5 minuten gecontroleerd op nieuwe documenten.
Zijn er documenten aanwezig? Dan voorziet EasyTrans Software de documenten van een veilige bestandsnaam en plaatst deze bij de juiste order en bestemming in uw Transport Management Systeem.

Aanvragen

Wilt u gebruik gaan maken van scansoftware om uw documenten op te slaan? EasyTrans Software kan (kosteloos) een FTP account voor u opzetten bij uw EasyTrans omgeving. Neem gerust contact met ons op!