Dossierbeheer

Geüpdatet14 februari 2022

Met de Documentopslag module van EasyTrans Software kunt u uw dossierbeheer veilig en volledig digitaliseren ín uw Transport Management Systeem!

Opgeslagen documenten

Documenten opslaan kan heel eenvoudig in de planomgeving, in een Klanten Portal en in een Vervoerder Portal. Bij iedere bestemming in een order kunnen twee documenten toegevoegd worden.

Herkennen

Wanneer er documenten zijn opgeslagen ziet u in het orderscherm ‘bijlage’-iconen: bij alle bestemmingen waarbij documenten zijn toegevoegd. Door op dit icoon te klikken kunt u direct het betreffende bestand downloaden en openen.
Tip: Het ‘Document bijvoegen’-scherm geeft meer informatie en mogelijkheden bij de opgeslagen documenten.

Veilige bestandsnaam

In de planomgeving wordt bij het opslaan van een document standaard de originele naam van het document weergegeven. U kunt de benaming eventueel naar wens aanpassen, zodat u snel kunt herkennen om wat voor document het gaat.

De originele of aangepaste bestandsnaam is alleen zichtbaar in de planomgeving. Wanneer u documenten deelt krijgen de bestanden altijd een beveiligde naam. De bestandsnaam van een document wordt aangepast naar: ordernummer_bestemmingsnummer_documentnummer-willekeurige-reeks.pdf
Aan het ordernummer en bestemmingsnummer is snel te herkennen bij welke order en bestemming het document hoort. Bij iedere bestemming kunnen twee documenten worden opgeslagen, documentnummer geeft aan om welk document het gaat.
Willekeurige reeks bestaat uit een willekeurige letter-, teken- en cijferreeks. Door deze reeks aan bestandsnamen toe te voegen kan een bestandsnaam niet geraden worden. Op deze manier kan een bestand dus niet zomaar online gezocht of gedownload worden.

Kortom, u kunt uw documenten veilig en digitaal beheren vanuit uw Transport Management Systeem.

Document openen

Documenten scherm

Het ‘Document bijvoegen’-scherm geeft meer informatie en mogelijkheden bij de opgeslagen documenten:

Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
Open de order waarvan u documenten wilt openen
Klik (onderaan het orderscherm) op de knop ‘Document bijvoegen’
Klik (bij het gewenste document) op de knop ‘Openen’

Intern of openbaar

Bij het opslaan van een document kunt u instellen of het gaat om een openbaar of intern document. Openbare documenten zijn direct zichtbaar in een Klanten Portal en optioneel in een Vervoerder Portal en de Koppeling EasyTrans Gebruikers (afhankelijk van TMS verzender orders). Daarnaast kunnen openbare documenten per e-mail gedeeld worden met klanten en/of vervoerders. Interne documenten zijn alleen zichtbaar in de planomgeving en worden op geen enkele manier gedeeld. Of een document als openbaar of intern is gemarkeerd kan altijd worden aangepast:

Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
Open de order waarvan u documenten wilt aanpassen
Klik (onderaan het orderscherm) op de knop ‘Document bijvoegen’
Leg bij ‘Intern document’ uw gewenste instelling vast
- Openbaar; Selecteer de instelling NIET
- Intern; Selecteer de instelling
Klik op ‘Opslaan’ om de instelling te bevestigen

Klanten Portal

Maakt u gebruik van een Klanten Portal? Dan kunnen klanten bij het plaatsen van een weborder ook documenten toevoegen. Zodra de weborder daadwerkelijk is geplaatst kan de klant geen wijzigingen meer aanbrengen in het dossier. Het toegevoegde document is automatisch een openbaar document en er kunnen geen documenten meer worden toegevoegd of verwijderd. Wilt u na ontvangst het document als ‘intern’ markeren? Dan is dit uiteraard mogelijk.

Vervoerder Portal

Maakt u gebruik van een Vervoerder Portal/Chauffeur App? Dan kunnen chauffeurs via de Chauffeur App ook documenten opslaan ten behoeve van uw dossierbeheer. Bij de ontvangen documenten staat ‘Bijgevoegd door chauffeur’ vermeld, waardoor u snel kunt zien dat het gaat om documenten afkomstig van een vervoerder. Om te voorkomen dat opgeslagen documenten zonder controle gedeeld worden met klanten, kunt u instellen dat deze automatisch als intern document worden opgeslagen. Wilt u na ontvangst uw standaard instelling wijzigen? Dan is dit uiteraard mogelijk.

Documentnaam wijzigen

Bij het opslaan van een document wordt in de planomgeving standaard de originele naam van het document weergegeven. U kunt de benaming eventueel naar wens aanpassen, zodat u snel kunt herkennen om wat voor document het gaat.
Let op: Een gewijzigde documentnaam wordt alleen in het ‘Document bijvoegen’ scherm weergegeven. Bij het downloaden of delen van een document heeft het document altijd de volgende naam: ordernummer_bestemmingsnummer_documentnummer.pdf

Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
Open de order waarvan u documenten wilt aanpassen
Klik (onderaan het orderscherm) op de knop ‘Document bijvoegen’
Geef bij ‘Documentnaam’ de gewenste naam in
Klik op ‘Opslaan’ om de wijziging te bevestigen

Document verwijderen

Opgeslagen documenten kunnen uiteraard ook weer verwijderd worden uit uw dossiers. Documenten zijn gekoppeld aan de bestemmingen binnen een order. U kunt documenten verwijderen of bestemmingen. Bij het verwijderen van een bestemming worden gekoppelde documenten automatisch verwijderd.

Per document

Vanuit een order kunt u opgeslagen documenten ook weer heel eenvoudig verwijderen.

Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
Open de order waarbij u documenten wilt verwijderen
Klik (onderaan het orderscherm) op de knop ‘Document bijvoegen’
Klik (bij het gewenste document) op de knop ‘Verwijderen’
Klik op ‘OK’ om uw keuze te bevestigen

Bestemming verwijderen

Opgeslagen documenten zijn gekoppeld aan de bestemmingen binnen de order. Wanneer u een bestemming verwijderd worden ook de bijbehorende documenten verwijderd:

Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
Open de order waarbij u een bestemming wilt verwijderen
Klik bij de betreffende bestemming op het ‘verwijderen’-icoon (x)
Klik op ‘OK’ om uw keuze te bevestigen

De bestemming en de bijbehorende documenten zijn verwijderd uit uw Transport Management Systeem.