Documenten opslaan
Met de Documentopslag module van EasyTrans Software kunt u documenten bij uw transportorders opslaan. U kunt bijvoorbeeld ondertekende transportdocumenten, afbeeldingen, douanepapieren of originele orders direct bij uw transportopdrachten bewaren. Dit helpt u om uw dossierbeheer veilig en volledig te digitaliseren ín uw Transport Management Systeem.
Openbaar of intern
Bij het opslaan van een document kunt u vastleggen of het gaat om een intern of openbaar document. Interne documenten zijn alleen in te zien vanuit de planomgeving en worden nooit gedeeld met klanten en/of vervoerders. Openbare documenten zijn zichtbaar in een Klanten Portal, optioneel in een Vervoerder Portal én kunt u op diverse andere manieren delen met uw klanten en/of vervoerders. Hoe u uw documenten standaard wilt opslaan heeft u vastgelegd bij het inrichten van de Documentopslag module.
Planomgeving
Bij iedere bestemming in uw order kunt u twee documenten opslaan. Documenten van maximaal 2MB bij de standaard Documentopslag module, en tot 20MB bij de Documentopslag module Groot. Bij ieder document kunt u aangeven of deze enkel voor intern gebruik zichtbaar moet zijn, of ook gedeeld mag worden. Openbare documenten kunt u delen met uw klanten en vervoerders, interne documenten worden op geen enkele manier gedeeld.
Document opslaan
Bij iedere ingegeven bestemming van een order kunt u twee documenten opslaan:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
- Open de order waar u documenten bij wilt opslaan
- Klik (onderaan het orderscherm) op de knop ‘Document bijvoegen’
Het ‘Document bijvoegen’-scherm wordt geopend en u krijgt een weergave van de bestemmingen die zijn ingegeven in uw order. Bij iedere bestemming kunt u nu twee documenten opslaan:
- Voeg uw documenten toe:
- Sleep uw bestand naar het invoervak, of klik op het invoervak om een bestand te kiezen
De volgende bestandstypen kunnen worden geüpload: PDF bestanden, Microsoft Word, Excel en Outlook bestanden, Afbeeldingen van het type png, jpg, gif, tif of bmp
Toegevoegde afbeeldingen worden automatisch geconverteerd naar een PDF - (Optioneel) Geef bij ‘Documentnaam’ een herkenbare naam aan het document
Standaard wordt de originele bestandsnaam overgenomen, indien gewenst kunt u dit wijzigen in een andere naam
Let op: Een gewijzigde documentnaam wordt alleen in het ‘Document bijvoegen’ scherm weergegeven. Bij het downloaden of delen van het document heeft het document altijd de volgende naam: ordernummer_bestemmingsnummer_documentnummer.pdf- Klik op ‘Opslaan’ om uw wijziging te bevestigen
- Controleer of uw standaard instelling bij ‘Intern document’ naar wens is
Openbare documenten zijn zichtbaar in een Klanten Portal en kunnen worden gedeeld met klanten en/of vervoerders, interne documenten niet- Klik op ‘Opslaan’ om uw instelling te bevestigen
- Herhaal bovenstaande stappen voor alle documenten die u wilt opslaan
- Klik op ‘Terug naar de order’
- Sleep uw bestand naar het invoervak, of klik op het invoervak om een bestand te kiezen
Uw documenten zijn succesvol opgeslagen bij uw transportorder. In de order zelf ziet u nu een ‘bijlage’-icoon: 
bij alle bestemmingen waarbij documenten zijn opgeslagen.
Scansoftware
Gebruikt u de Documentopslag module om getekende transportdocumenten op te slaan bij uw orders? Er is scansoftware verkrijgbaar waarmee u de transportdocumenten direct bij de juiste order kunt opslaan! De vrachtbrieven en/of CMR die u in EasyTrans aanmaakt bevatten een speciale QR code. Deze QR-code bevat informatie over het ordernummer en de bijbehorende bestemming.
Scansoftware kan dankzij deze QR code geautomatiseerd herkennen bij welke order en bestemming het transportdocument hoort. De scansoftware slaat de documenten op en verstuurd deze via een beveiligde FTP-verbinding naar een FTP account. EasyTrans Software controleert dit account iedere 5 minuten op nieuwe documenten.
Zijn er documenten aanwezig? Dan voorziet EasyTrans Software de documenten van een veilige bestandsnaam en plaatst deze bij de juiste order en bestemming in uw Transport Management Systeem.
Wilt u gebruik gaan maken van scansoftware om uw documenten op te slaan? EasyTrans Software kan (kosteloos) een FTP account voor u opzetten bij uw EasyTrans omgeving. Neem gerust contact met ons op!
Klanten Portal
Vanaf een Premium pakket beschikt u over een eigen Klanten Portal. Hiermee geeft u uw klanten o.a. de mogelijkheid om online orders bij u te te plaatsen, en de status hiervan te volgen. Bij het plaatsen van een weborder kan een klant documenten toevoegen bij de bestelling. Zodra de weborder daadwerkelijk is geplaatst kan de klant geen wijzigingen meer aanbrengen in het dossier. Het toegevoegde document is automatisch een openbaar document, en er kunnen geen documenten meer worden toegevoegd of verwijderd.
Document opslaan
Een document bijvoegen bij een weborder via een Klanten Portal kan op de volgende manier:
- Klik (onderaan het orderscherm) op de knop ‘Document bijvoegen’
Het ‘Document bijvoegen’-scherm wordt geopend met een weergave van de bestemmingen die zijn ingegeven in de weborder. Bij iedere bestemming kunnen nu twee documenten opgeslagen worden:
- Voeg de documenten toe:
- Sleep een bestand naar het invoervak, of klik op het invoervak om een bestand te kiezen
De volgende bestandstypen kunnen worden geüpload: PDF bestanden, Microsoft Word, Excel en Outlook bestanden, Afbeeldingen van het type png, jpg, gif, tif of bmp
Toegevoegde afbeeldingen worden automatisch geconverteerd naar een PDF - Herhaal bovenstaande stappen voor alle documenten die u wilt opslaan
- Klik op ‘Terug naar de order’
- Sleep een bestand naar het invoervak, of klik op het invoervak om een bestand te kiezen
De documenten zijn nu opgeslagen bij de weborder. In de order zelf ziet u nu ‘bijlage’-iconen: bij alle bestemmingen waarbij documenten zijn opgeslagen. Zodra de order verstuurd wordt naar de logistieke dienstverlener kunnen er geen wijzigingen meer aangebracht worden aan de toegevoegde documenten.
Vervoerder Portal
Vanaf een Premium Plus Pakket is een eigen Vervoerder Portal/Chauffeur App onderdeel van uw Transport Management Systeem. Geautomatiseerd nieuwe vervoersopdrachten plaatsen in de Chauffeur App van de vervoerder is onderdeel van een Vervoerder Portal. Een chauffeur kan bij diens ontvangen vervoersopdrachten ook documenten opslaan ten behoeve van uw dossierbeheer! Of de documenten worden opgeslagen als openbaar of intern document document heeft u ingesteld bij de inrichting van de Documentopslag module.
Openbare documenten zijn direct zichtbaar in een Klanten Portal en de Koppeling EasyTrans Onderling (afhankelijk van TMS verzender orders).
Document opslaan
Een document bijvoegen via een Vervoerder Portal/Chauffeur App kan op de volgende manier:
- Open de Vervoerder Portal/Chauffeur App
- Open de order waarbij u documenten wilt opslaan
- Tik op het ‘fototoestel’-icoon bij de bestemming
- Voeg uw documenten toe:
Er kunnen maximaal twee documenten per bestemming worden opgeslagen. In het scherm wordt weergegeven hoeveel documenten er nog toegevoegd kunnen worden.- Tik op het invoervak om een bestand te kiezen, of een foto te maken
De volgende bestandstypen kunnen worden geüpload: PDF bestanden, Microsoft Word en Excel bestanden, Afbeeldingen van het type png, jpg, gif, tif of bmp
Afbeeldingen worden na het toevoegen automatisch omgezet naar een pdf-bestand - Maak een afbeelding of kies het bestand op uw apparaat
- Bevestig uw keuze en uw document wordt toegevoegd aan de order
- Tik op het invoervak om een bestand te kiezen, of een foto te maken
De documenten zijn nu opgeslagen bij de order. In de order zelf ziet u nu ‘bijlage’-iconen: bij alle bestemmingen waarbij documenten zijn opgeslagen. Opgeslagen documenten kunnen na opslaan niet gewijzigd of verwijderd worden.
EasyTrans Software