Documenten opslaan
Met de Documentopslag module van EasyTrans Software is het mogelijk om per bestemming 2 documenten op te slaan bij de transportorders. Je kunt bijvoorbeeld ondertekende transportdocumenten, e-mails, afbeeldingen, douanepapieren of originele orders direct bij de transportopdrachten bewaren. Dit helpt je bovendien om het dossierbeheer veilig en volledig te digitaliseren in het Transport Management Systeem.
Openbaar of intern
Bij het opslaan van een document kun je vastleggen of het gaat om een intern of openbaar document. Interne documenten zie je alleen vanuit de planomgeving en kunnen ook nooit worden ingezien door klanten en/of vervoerders. Openbare documenten zijn zichtbaar in een Klanten Portal, optioneel in het Vervoerder Portal en kun je daarnaast op diverse andere manieren delen met klanten en/of vervoerders. Leg eerst bij de Algemene Instellingen vast hoe je de documenten standaard wilt opslaan.
- Ga naar ‘Instellingen’ en klik op ‘Algemeen’
- Klik op het tabblad ‘Geavanceerd’
- Leg bij ‘Instellingen voor documentopslag’ de algemene instelling vast:
o Standaard openbaar: Selecteer de instellingen NIET
o Standaard intern: Selecteer de instellingen - Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
Wanneer je een document gaat opslaan in de order, kun je altijd afwijken van de standaard instellingen.
Veilige bestandsnaam
In de planomgeving wordt bij het opslaan van een document standaard de originele naam van het document weergegeven. Je kunt de benaming eventueel naar wens aanpassen, zodat je snel kunt herkennen om wat voor document het gaat.
De originele of aangepaste bestandsnaam is alleen zichtbaar in de planomgeving. Wanneer je documenten deelt krijgen de bestanden altijd een beveiligde naam. De bestandsnaam van een document wordt dan: ordernummer_bestemmingsnummer_documentnummer-willekeurige-reeks.pdf
Aan het ordernummer en bestemmingsnummer is snel te herkennen bij welke order en bestemming het document hoort. Bij iedere bestemming kun je twee documenten opslaan, het documentnummer geeft aan om welk document het gaat.
Willekeurige reeks bestaat uit een willekeurige letter-, teken- en cijferreeks. Door deze reeks aan bestandsnamen toe te voegen kan een bestandsnaam namelijk niet geraden worden. Op deze manier kan een bestand dus niet zomaar online gezocht of gedownload worden.
Kortom, je kunt de documenten veilig en digitaal beheren vanuit het Transport Management Systeem.
Documenten opslaan in de Planomgeving
Bij iedere bestemming in de order kun je ook twee documenten opslaan. Documenten van maximaal 2MB bij de standaard Documentopslag module, en tot 20MB bij de Documentopslag module Groot. Bij ieder document kun je aangeven of deze enkel voor intern gebruik zichtbaar moet zijn, of ook gedeeld mag worden. Openbare documenten kun je delen met klanten en vervoerders, interne documenten worden daarentegen op geen enkele manier gedeeld.
Document opslaan
Bij iedere ingegeven bestemming van een order kun je twee documenten opslaan:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
- Open de order waar de documenten toegevoegd moeten worden
- Klik (onderaan het orderscherm) op de knop ‘Document bijvoegen’
Het ‘Document bijvoegen’-scherm wordt geopend en je krijgt een weergave van de bestemmingen die zijn ingegeven in de order. Bij iedere bestemming kun je nu twee documenten opslaan:
- Voeg documenten toe:
- Sleep het bestand naar het invoervak, of klik op het invoervak om een bestand te kiezen
De volgende bestandstypen kunnen worden geüpload: PDF bestanden, Microsoft Word, Excel en Outlook bestanden, Afbeeldingen van het type png, jpg, gif of bmp
Toegevoegde afbeeldingen worden automatisch geconverteerd naar een PDF - (Optioneel) Geef bij ‘Documentnaam’ een herkenbare naam aan het document
Standaard wordt de originele bestandsnaam overgenomen, indien gewenst kun je dit wijzigen in een andere naam
Bij het downloaden van het document heeft het document altijd de volgende naam: Ordernummer_bestemmingsnummer_documentnummer.pdf- Klik op ‘Opslaan’ om de wijziging te bevestigen
- (Optioneel) Vink ‘intern document’ aan of uit, indien dit anders is dan je standaard instelling
- Herhaal bovenstaande stappen voor alle documenten die je wilt opslaan
- Klik op ‘Terug naar de order’
- Sleep het bestand naar het invoervak, of klik op het invoervak om een bestand te kiezen
De documenten zijn succesvol opgeslagen bij de transportorder. In de order zelf zie je nu ook een ‘bijlage’-icoon: 
bij alle bestemmingen waarbij documenten zijn opgeslagen. Je kunt bijgesloten documenten weergeven door in een order naar ‘Documenten bijvoegen’ te gaan en hier de knop ‘Openen’ te gebruiken.
Documenten die via de Chauffeurs App zijn toegevoegd, staat ‘Bijgevoegd door chauffeur’ vermeld, waardoor je snel kunt zien dat het gaat om documenten afkomstig van een vervoerder.
Document verwijderen
Opgeslagen documenten kunnen uiteraard ook weer verwijderd worden uit de dossiers. Documenten zijn gekoppeld aan de bestemmingen binnen een order. Je kunt documenten verwijderen of bestemmingen. Bij het verwijderen van een bestemming worden gekoppelde documenten daardoor ook automatisch verwijderd.
Vanuit een order kun je opgeslagen documenten ook weer eenvoudig verwijderen.
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Order overzicht’
- Open de order waarbij je documenten wilt verwijderen
- Klik (onderaan het orderscherm) op de knop ‘Document bijvoegen’
- Klik (bij het gewenste document) op de knop ‘Verwijderen’
- Klik op ‘OK’ om je keuze te bevestigen
Order overzicht
Het is mogelijk om vanuit het order overzicht in te zien of er een document is toegevoegd aan de order. Wanneer dit is ingesteld en er een document aan de order is toegevoegd, wordt de kolom ‘Vrachtbrief’ in het order overzicht een groen vakje.
Je kan dit op de volgende manier instellen:
- Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > Tabblad ‘Geavanceerd’
- Vink bij ‘Weergave instellingen voor het order overzicht’ het vakje aan bij ‘Markering document bijgevoegd’
- Klik onderaan op ‘Opslaan & Sluiten’ om te instelling op te slaan.
Documenten opslaan via Scansoftware
Gebruik je de Documentopslag module om getekende transportdocumenten op te slaan bij de orders? Er is scansoftware verkrijgbaar waarmee je de transportdocumenten direct bij de juiste order kunt opslaan! De vrachtbrieven en/of CMR die je in EasyTrans aanmaakt bevatten een speciale QR-code. Deze QR-code bevat informatie over het ordernummer en de bijbehorende bestemming.
Transport documenten
De vrachtbrieven en/of CMR die je in EasyTrans aanmaakt bevatten een speciale QR-code. Deze QR-code bevat informatie over het ordernummer en de bijbehorende bestemming.
Scansoftware kan dankzij deze QR-code geautomatiseerd herkennen bij welke order en bestemming het transportdocument hoort. De scansoftware slaat de documenten op en verstuurd deze via een beveiligde FTP-verbinding naar een FTP account. EasyTrans Software controleert dit account iedere 5 minuten op nieuwe documenten.
Zijn er documenten aanwezig? Dan voorziet EasyTrans Software de documenten van een veilige bestandsnaam en plaatst deze bij de juiste order en bestemming in het Transport Management Systeem.
Wil je gebruik gaan maken van scansoftware om documenten op te slaan? EasyTrans Software kan (kosteloos) een FTP account voor je opzetten bij jouw EasyTrans omgeving. Neem hiervoor contact met ons op.
EasyTrans levert zelf geen scansoftware. Er zijn diverse aanbieders die een dergelijke oplossing bieden.
Documenten opslaan in het Klanten Portal
Vanaf het Premium pakket beschik je over een eigen Klanten Portal. Hiermee geef je de klanten o.a. de mogelijkheid om online orders te plaatsen en de status hiervan te volgen. Bij het plaatsen van een web-order kan een klant documenten toevoegen bij de opdracht. Na afloop kunnen bijgevoegde documenten, zoals getekende CMR’s door de klant worden ingezien (alleen als deze openbaar zijn).
Document opslaan
Een document bijvoegen bij een web-order via een Klanten Portal kan op de volgende manier:
- Klik (onderaan het orderscherm) op de knop ‘Document bijvoegen’
Het ‘Document bijvoegen’-scherm opent met een weergave van de bestemmingen die zijn ingegeven in de web-order. Bij iedere bestemming kun je nu twee documenten opslaan:
- Voeg de documenten toe:
- Sleep een bestand naar het invoervak, of klik op het invoervak om een bestand te kiezen
De volgende bestandstypen kunnen worden geüpload: PDF bestanden, Microsoft Word, Excel en Outlook bestanden, Afbeeldingen van het type png, jpg, gif of bmp
Toegevoegde afbeeldingen worden automatisch geconverteerd naar een PDF - Herhaal bovenstaande stappen voor alle documenten die je wilt opslaan
- Klik op ‘Terug naar de order’
- Sleep een bestand naar het invoervak, of klik op het invoervak om een bestand te kiezen
De documenten zijn nu opgeslagen bij de web-order. In de order zelf zie je het ‘bijlage’-icoon: bij alle bestemmingen waarbij documenten zijn opgeslagen.
Let op:
- Zodra de order is verstuurd, kunnen er geen wijzigingen meer aangebracht worden aan de toegevoegde documenten. Ook kunnen er geen documenten meer worden toegevoegd of verwijderd
- Het toegevoegde document is automatisch een openbaar document
Documenten opslaan in het Vervoerder Portal
Vanaf het Premium Plus Pakket is een eigen Vervoerder Portal/Chauffeurs App onderdeel van het Transport Management Systeem. Geautomatiseerd nieuwe transportopdrachten plaatsen in de Chauffeurs App van de vervoerder is onderdeel van een Vervoerder Portal. Een chauffeur kan bij het ontvangen transportopdrachten ook documenten opslaan ten behoeve van het dossierbeheer. Of de documenten openbaar of intern document in het systeem komen, heb je ingesteld bij de algemene instellingen.
Openbare documenten zijn direct zichtbaar in het Klanten Portal en de Koppeling EasyTrans Onderling (afhankelijk van het abonnement van de afzender).
Standaard instelling openbaar of intern Chauffeurs App
Bij de algemene instellingen kun je vastleggen of documenten die je ontvangt via de Chauffeurs App, intern of openbaar opgeslagen worden.
- Ga naar ‘Instellingen’ en klik op ‘Algemeen’
- Klik op het tabblad ‘Geavanceerd’
- Leg bij ‘Instellingen voor documentopslag’ de algemene instelling vast:
o Standaard openbaar: Selecteer de instellingen NIET
o Standaard intern: Selecteer de instellingen - Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan
Document opslaan
Een document bijvoegen via een Vervoerder Portal/Chauffeurs App kan op de volgende manier:
- Open de Vervoerder Portal/Chauffeurs App
- Open de order waarbij je documenten wilt opslaan
- Tik op het ‘fototoestel’-icoon bij de bestemming
- Voeg documenten toe:
Er kunnen maximaal twee documenten per bestemming worden opgeslagen. In het scherm wordt weergegeven hoeveel documenten er nog toegevoegd kunnen worden.- Tik op het invoervak om een bestand te kiezen, of een foto te maken
De volgende bestandstypen kunnen worden geüpload: PDF bestanden, Microsoft Word en Excel bestanden, Afbeeldingen van het type png, jpg, gif of bmp
Afbeeldingen worden na het toevoegen automatisch omgezet naar een pdf-bestand - Maak een afbeelding of kies het bestand op je apparaat
- Bevestig de keuze en het document wordt toegevoegd aan de order
- Tik op het invoervak om een bestand te kiezen, of een foto te maken
De documenten staan nu bij de order. In de order zelf zie je nu de ‘bijlage’-icoon: bij alle bestemmingen waarbij documenten zijn opgeslagen. Opgeslagen documenten kunnen na het opslaan niet meer gewijzigd of verwijderd worden.
EasyTrans Software