Waar kunnen wij u bij helpen?
Afdrukken

Documenten delen

Opgeslagen documenten kunt u optioneel delen met uw klanten en vervoerders. Bij het opslaan van een document kunt u instellen of het om een openbaar of intern document gaat. Openbare documenten kunt u delen met uw klanten en vervoerders, interne documenten worden op geen enkele manier gedeeld!

Klanten

Opgeslagen documenten kunt u bijvoegen/delen bij:

  • Orderbevestigingen
  • Afleverbevestigingen
  • Verkoopfacturen
  • Klanten Portal
  • Koppeling EasyTrans Gebruikers

Orderbevestiging

U kunt uw klanten vanuit uw Transport Management Systeem heel eenvoudig orderbevestigingen versturen. Heeft u (openbare) documenten opgeslagen bij een order? Dan kunt u – bij het versturen vanuit een order – de documenten optioneel meesturen bij de orderbevestiging:

Versturen vanuit order

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Orderoverzicht’
  2. Open de order waarvan u een orderbevestiging wilt versturen
  3. Klik bij ‘Klant’ op het ‘e-mail’-icoon
    Ziet u geen mailicoon? Dan is er nog geen e-mailadres vastgelegd bij de contactpersoon/klant. Leg deze eerst vast.
  4. Controleer of de standaard instellingen naar wens zijn
    Openbare documenten worden standaard meegestuurd, u kunt het bijvoegen per document handmatig deactiveren.
  5. Klik op de gewenste ‘Versturen met …’-knop om de e-mail te versturen
    U kunt diverse soorten transportdocumenten meesturen met uw orderbevestiging

Let op: Wanneer u meerdere orderbevestigingen tegelijk verstuurd vanuit het orderoverzicht worden er GEEN documenten bijgevoegd! Orderbevestigingen naar ontvangers bevatten ook NOOIT opgeslagen documenten.

Afleverbevestiging

Het is mogelijk om opgeslagen documenten bij te voegen bij het versturen van een afleverbevestiging. Hiermee kunt u bijvoorbeeld, als bewijs van aflevering, een getekende afleverbon versturen naar uw klant.

Versturen vanuit order

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Orderoverzicht’
  2. Open de geplande order waarvan u een afleverbevestiging wilt versturen
  3. Klik (onderaan het orderscherm) op de knop ‘Afmelden’
    • Uw TMS vraagt of u een afleverbevestiging wilt versturen naar uw klant
      Krijgt u geen melding? Dan is er op klant- of productniveau ingesteld dat u nooit afleverbevestigingen wenst te versturen.
  4. Controleer of de standaard instellingen naar wens zijn
    Openbare documenten worden standaard meegestuurd, u kunt het bijvoegen per document handmatig deactiveren.
  5. Klik ‘Versturen’

Snelbewerking orderoverzicht

U kunt ook meerdere afleverbevestigingen tegelijk versturen vanuit het orderoverzicht. Alle opgeslagen (openbare) documenten kunt u hierbij eventueel toevoegen:

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Orderoverzicht’
  2. Selecteer (in de eerste kolom) de orders waarvan u afleverbevestigingen wilt versturen
  3. Selecteer de snelbewerking ‘Afmelden met afleverbevestiging’:
    1. Onderaan uw orderoverzicht vindt u bij ‘Met geselecteerde orders’ diverse snelbewerkingen
    2. Selecteer bij ‘Status wijzigen’ de optie ‘Afmelden met afleverbevestiging’
  4. Controleer of de standaard instelling naar wens is
    Alle openbare documenten worden standaard meegestuurd, u kunt het bijvoegen van de documenten handmatig deactiveren.
  5. Klik op ‘OK’

Facturen

Opgeslagen documenten kunt u optioneel ook bijvoegen bij uw facturen. Verstuurt u uw facturen in bulk vanuit het factuuroverzicht? Dan wordt hierbij uw standaard instelling gebruikt om te bepalen of er wel of geen documenten worden bijgevoegd. Wilt u afwijken van een standaard instelling? Gebruik dan niet de snelbewerking in het factuuroverzicht maar verstuur de factuur apart zodat u handmatig uw instellingen kunt aanpassen:

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Facturen’ > ‘Factuur overzicht’
  2. Klik bij de betreffende factuur, in de kolom ‘Factuur gemaild’, op het ‘mail’-icoon
  3. Controleer de standaard gegevens bij uw e-mail:
    • ‘Klantgegevens’;
      De gegevens van de klant die de factuur gaat ontvangen. U kunt deze gegevens wijzigen maar houdt er dan rekening mee dat wijzigingen alleen in de e-mail verwerkt worden. De factuur is definitief aangemaakt en wordt niet aangepast.
    • ‘Contactpersonen’:
      Geselecteerde contactpersonen ontvangen de factuur.
    • ‘Geselecteerde factuur’;
      Een beknopt overzicht van de gegevens op de factuur, die u als bijlage bij de e-mail gaat verzenden.
    • ‘Tekst voor de e-mail met factuur’;
      Uw standaard tekst bij e-mails met facturen. U kunt deze tekst wijzigen in het bewerkbare tekstvak.
    • Documenten bijvoegen;
      Onderaan het e-mailscherm vindt u de optie om documenten wel of niet bij te voegen bij de factuur.
  4. Klik op ‘Email versturen’

Klanten Portal

Vanaf een Premium pakket beschikt u over een eigen Klanten Portal. Hiermee geeft u uw klanten o.a. de mogelijkheid om orders te plaatsen en de status hiervan te volgen. Een klant heeft via een eigen orderoverzicht altijd inzicht in reeds geplaatste orders. Heeft u (openbare) documenten opgeslagen met behulp van de Documentopslag module? Dan zijn deze documenten ook direct zichtbaar in uw Klanten Portal!

Koppeling EasyTrans Gebruikers

Werkt u samen met een logistieke dienstverlener die ook gebruik maakt van EasyTrans? Met de Koppeling EasyTrans Gebruikers kunt u eenvoudig ordergegevens met elkaar uitwisselen! De externe vervoerder kan dan o.a. orders naar u versturen. Deze hoeft u dan niet handmatig meer in te voeren.

Wanneer beide EasyTrans Systemen gebruik maken van een Vervoerder Portal kunt u ook afmeldinformatie met elkaar delen. Wordt de order door u verwerkt met behulp van de Chauffeur App? Dan deelt u via de koppeling automatisch afmeldgegevens met de opdrachtgever. Gebruikt de opdrachtgever ook de Documentopslag module? En voegt uw chauffeur documenten toe via diens Chauffeur App? Dan worden openbaar opgeslagen documenten ook gedeeld met de opdrachtgever.

Vervoerders

Opgeslagen documenten kunt u bijvoegen/delen bij:

  • Vervoersopdrachten
  • Vervoerder Portal / Chauffeur App
  • Koppeling EasyTrans Gebruikers
  • Inkoopfacturen (Bij gebruik Inkoop module)

Vervoersopdrachten (e-mail)

Vanuit uw Transport Management Systeem kunt u vanaf een Standaard pakket per e-mail vervoersopdrachten versturen. Bij het versturen vanuit een order kunt u optioneel opgeslagen (openbare) documenten bijvoegen.

Versturen vanuit order

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Orderoverzicht’
  2. Open de order waarvan u een vervoersopdracht wilt versturen
  3. Selecteer bij ‘Vervoerder’ de vervoerder die het transport gaat uitvoeren
  4. Klik op het ‘e-mail’-icoon (achter ‘Vervoerder’)
    Ziet u geen mailicoon? Dan is er nog geen e-mailadres vastgelegd bij de vervoerder. Leg deze eerst vast.
  5. Controleer of de standaard instellingen naar wens zijn
    Openbare documenten worden standaard NIET meegestuurd, u kunt het bijvoegen per document handmatig activeren.
  6. Klik op de gewenste ‘Versturen met …’ knop om de e-mail te versturen
    U kunt diverse soorten transportdocumenten meesturen met uw vervoersopdracht.

Let op: Wanneer u meerdere vervoersopdrachten tegelijk verstuurd vanuit het orderoverzicht worden er GEEN documenten bijgevoegd! 

Vervoerder Portal

Vanaf een Premium Plus pakket is een eigen Vervoerder Portal inclusief Chauffeur App onderdeel van uw Transport Management Systeem. Geautomatiseerd nieuwe vervoersopdrachten plaatsen in de Chauffeur App van de vervoerder is onderdeel van een Vervoerder Portal. Of opgeslagen (openbare) documenten zichtbaar zijn in een Vervoerder Portal/Chauffeur App is afhankelijk van uw algemene instelling.

Koppeling EasyTrans Gebruikers

Werkt u samen met een logistieke dienstverlener die ook gebruik maakt van EasyTrans? Met de Koppeling EasyTrans Gebruikers kunt u eenvoudig ordergegevens met elkaar uitwisselen! U kunt onder andere heel gemakkelijk orders versturen naar deze externe vervoerder.

Wanneer beide EasyTrans Systemen gebruik maken van een Vervoerder Portal kunt u ook afmeldinformatie met elkaar delen. Wordt de order door de externe vervoerder afgemeld met behulp van de Chauffeur App? Dan deelt deze via de koppeling automatisch afmeldgegevens met u. Gebruikt de externe vervoerder ook de Documentopslag module? En voegt deze documenten toe via een Chauffeur App? Dan worden de openbaar opgeslagen documenten ook met u gedeeld.

Inkoopfacturen

Met de Inkoopmodule van EasyTrans Software kunt u de inkoopkosten en de opbrengsten van uw transportopdrachten bijhouden. U kunt aan ieder verkooptarief een inkooptarief koppelen, eventueel met specifieke tarieven per vervoerder. U ziet hierdoor direct wat een order kost én oplevert. Uiteraard kunnen afgesproken prijzen bevestigt worden naar vervoerders. Daarnaast kunt u eenvoudig inkoopfacturen maken, waarmee u bijvoorbeeld kunt controleren of gedeclareerde bedragen correct zijn.

Opgeslagen documenten kunt u optioneel bijvoegen bij uw inkoopfacturen. Verstuurt u uw inkoopfacturen in bulk vanuit het inkoopfactuuroverzicht? Dan wordt hierbij uw standaard instelling gebruikt om te bepalen of er wel of geen documenten worden bijgevoegd. Wilt u afwijken van een standaard instelling? Gebruik dan niet de snelbewerking in het inkoopfactuuroverzicht maar verstuur de inkoopfactuur apart zodat u handmatig uw instellingen kunt aanpassen:

  1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Inkoop’ > ‘Inkoopfactuur overzicht’
  2. Klik bij de betreffende inkoopfactuur, in de kolom ‘Factuur gemaild’, op het ‘mail’-icoon Icoon EasyTrans - E-mail versturen
  3. Controleer de standaard instellingen bij uw e-mail:
    • ‘Vervoerder gegevens’;
      De gegevens van de vervoerder die de inkoopfactuur gaat ontvangen. U kunt deze vervoerdergegevens wijzigen, houdt er in dit geval wel rekening mee dat wijzigingen alleen in de e-mail verwerkt worden. De inkoopfactuur is definitief aangemaakt en wordt niet aangepast.
    • ‘Geselecteerde inkoopfactuur’;
      Een beknopt overzicht van de gegevens op de inkoopfactuur, die u als bijlage bij de e-mail gaat verzenden.
    • ‘Tekst voor de e-mail met inkoopfactuur’;
      Uw standaard tekst bij e-mails met inkoopfacturen. U kunt deze tekst wijzigen in het bewerkbare tekstvak.
    • Documenten bijvoegen;
      Onderaan het e-mailscherm vindt u de optie om documenten wel of niet bij te voegen bij de inkoopfactuur.
  4. Klik op ‘Email versturen’
Vorige Documenten ontvangen
INHOUD