Documenten delen

Klanten

Opgeslagen documenten kunt u bijvoegen/delen bij:

• Orderbevestigingen
• Afleverbevestigingen
• Verkoopfacturen
• Klanten Portal
• Koppeling EasyTrans Gebruikers

Orderbevestiging

U kunt uw klanten vanuit uw Transport Management Systeem heel eenvoudig orderbevestigingen versturen. Heeft u (openbare) documenten opgeslagen bij een order? Dan kunt u – bij het versturen vanuit een order – de documenten optioneel meesturen bij de orderbevestiging:

Versturen vanuit order

1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Orderoverzicht’
2. Open de order waarvan u een orderbevestiging wilt versturen
3. Klik bij ‘Klant’ op het ‘e-mail’-icoon
   Ziet u geen mailicoon? Dan is er nog geen e-mailadres vastgelegd bij de contactpersoon/klant. Leg deze eerst vast.
4. Controleer of de standaard instellingen naar wens zijn
   Openbare documenten worden standaard meegestuurd, u kunt het bijvoegen per document handmatig deactiveren.
5. Klik op de gewenste ‘Versturen met …’-knop om de e-mail te versturen
   U kunt diverse soorten transportdocumenten meesturen met uw orderbevestiging

Let op: Wanneer u meerdere orderbevestigingen tegelijk verstuurd vanuit het orderoverzicht worden er GEEN documenten bijgevoegd! Orderbevestigingen naar ontvangers bevatten ook NOOIT opgeslagen documenten.

Afleverbevestiging

Het is mogelijk om opgeslagen documenten bij te voegen bij het versturen van een afleverbevestiging. Hiermee kunt u bijvoorbeeld, als bewijs van aflevering, een getekende afleverbon versturen naar uw klant.

Versturen vanuit order

1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Orderoverzicht’
2. Open de geplande order waarvan u een afleverbevestiging wilt versturen
3. Klik (onderaan het orderscherm) op de knop ‘Afmelden’
   • Uw TMS vraagt of u een afleverbevestiging wilt versturen naar uw klant
     Krijgt u geen melding? Dan is er op klant- of productniveau ingesteld dat u nooit afleverbevestigingen wenst te versturen.
4. Controleer of de standaard instellingen naar wens zijn
   Openbare documenten worden standaard meegestuurd, u kunt het bijvoegen per document handmatig deactiveren.
5. Klik ‘Versturen’

Snelbewerking orderoverzicht

U kunt ook meerdere afleverbevestigingen tegelijk versturen vanuit het orderoverzicht. Alle opgeslagen (openbare) documenten kunt u hierbij eventueel toevoegen:

1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Orderoverzicht’
2. Selecteer (in de eerste kolom) de orders waarvan u afleverbevestigingen wilt versturen
3. Selecteer de snelbewerking ‘Afmelden met afleverbevestiging’:
   1. Onderaan uw orderoverzicht vindt u bij ‘Met geselecteerde orders’ diverse snelbewerkingen
   2. Selecteer bij ‘Status wijzigen’ de optie ‘Afmelden met afleverbevestiging’
4. Controleer of de standaard instelling naar wens is
   Alle openbare documenten worden standaard meegestuurd, u kunt het bijvoegen van de documenten handmatig deactiveren.
5. Klik op ‘OK’

Facturen

Opgeslagen documenten kunt u optioneel ook bijvoegen bij uw facturen. Verstuurt u uw facturen in bulk vanuit het factuuroverzicht? Dan wordt hierbij uw standaard instelling gebruikt om te bepalen of er wel of geen documenten worden bijgevoegd. Wilt u afwijken van een standaard instelling? Gebruik dan niet de snelbewerking in het factuuroverzicht maar verstuur de factuur apart zodat u handmatig uw instellingen kunt aanpassen:

1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Facturen’ > ‘Factuur overzicht’
2. Klik bij de betreffende factuur, in de kolom ‘Factuur gemaild’, op het ‘mail’-icoon
3. Controleer de standaard gegevens bij uw e-mail:
   • ‘Klantgegevens’;
     De gegevens van de klant die de factuur gaat ontvangen. U kunt deze gegevens wijzigen maar houdt er dan rekening mee dat wijzigingen alleen in de e-mail verwerkt worden. De factuur is definitief aangemaakt en wordt niet aangepast.
   • ‘Contactpersonen’:
     Geselecteerde contactpersonen ontvangen de factuur.
   • ‘Geselecteerde factuur’;
     Een beknopt overzicht van de gegevens op de factuur, die u als bijlage bij de e-mail gaat verzenden.
   • ‘Tekst voor de e-mail met factuur’;
     Uw standaard tekst bij e-mails met facturen. U kunt deze tekst wijzigen in het bewerkbare tekstvak.
   • Documenten bijvoegen;
     Onderaan het e-mailscherm vindt u de optie om documenten wel of niet bij te voegen bij de factuur.
4. Klik op ‘Email versturen’

Klanten Portal

Vanaf een Premium pakket beschikt u over een eigen Klanten Portal. Hiermee geeft u uw klanten o.a. de mogelijkheid om orders te plaatsen en de status hiervan te volgen. Een klant heeft via een eigen orderoverzicht altijd inzicht in reeds geplaatste orders. Heeft u (openbare) documenten opgeslagen met behulp van de Documentopslag module? Dan zijn deze documenten ook direct zichtbaar in uw Klanten Portal!

Koppeling EasyTrans Gebruikers

Werkt u samen met een logistieke dienstverlener die ook gebruik maakt van EasyTrans? Met de Koppeling EasyTrans Gebruikers kunt u eenvoudig ordergegevens met elkaar uitwisselen! De externe vervoerder kan dan o.a. orders naar u versturen. Deze hoeft u dan niet handmatig meer in te voeren.

Wanneer beide EasyTrans Systemen gebruik maken van een Vervoerder Portal kunt u ook afmeldinformatie met elkaar delen. Wordt de order door u verwerkt met behulp van de Chauffeur App? Dan deelt u via de koppeling automatisch afmeldgegevens met de opdrachtgever. Gebruikt de opdrachtgever ook de Documentopslag module? En voegt uw chauffeur documenten toe via diens Chauffeur App? Dan worden openbaar opgeslagen documenten ook gedeeld met de opdrachtgever.