Documenten delen

Klanten

Opgeslagen documenten kun je bijvoegen/delen bij:

• Orderbevestigingen
• Afleverbevestigingen
• Verkoopfacturen
• Klanten Portal
• Koppeling EasyTrans Gebruikers

Orderbevestiging

Je kunt de klanten vanuit het Transport Management Systeem heel eenvoudig orderbevestigingen versturen. Heb je (openbare) documenten opgeslagen bij een order? Dan kun je – bij het versturen vanuit een order – de documenten optioneel meesturen bij de orderbevestiging:

Versturen vanuit order

1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Orderoverzicht’
2. Open de order waarvan je de orderbevestiging wilt versturen
3. Klik bij ‘Klant’ op het ‘e-mail’-icoon
   Zie je geen mailicoon? Dan is er nog geen e-mailadres vastgelegd bij de contactpersoon/klant. Leg deze eerst vast.
4. Controleer of de standaard instellingen naar wens zijn
   Openbare documenten worden standaard meegestuurd, je kunt het bijvoegen per document handmatig deactiveren.
5. Klik op de gewenste ‘Versturen met …’-knop om de e-mail te versturen
   Je kunt diverse soorten transportdocumenten meesturen met de orderbevestiging

Let op: Wanneer je meerdere orderbevestigingen tegelijk verstuurd vanuit het orderoverzicht worden er GEEN documenten bijgevoegd!

Afleverbevestiging

Het is mogelijk om opgeslagen documenten bij te voegen bij het versturen van een afleverbevestiging. Hiermee kun je bijvoorbeeld, als bewijs van aflevering, een getekende afleverbon versturen naar de klant.

Versturen vanuit de order

1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Orderoverzicht’
2. Open de geplande order waarvan je de afleverbevestiging wilt versturen
3. Klik (onderaan het orderscherm) op de knop ‘Afmelden’
   • Het TMS vraagt of je de afleverbevestiging wilt versturen naar de klant
     Krijg je geen melding? Dan is er op klant- of productniveau ingesteld dat je nooit afleverbevestigingen wenst te versturen.
4. Controleer of de standaard instellingen naar wens zijn
   Openbare documenten worden standaard meegestuurd, je kunt het bijvoegen per document handmatig deactiveren.
5. Klik ‘Versturen’

Versturen vanuit het order overzicht

Je kunt ook meerdere afleverbevestigingen tegelijk versturen vanuit het orderoverzicht. Alle opgeslagen (openbare) documenten kun je hierbij eventueel toevoegen:

1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Planning’ > ‘Orderoverzicht’
2. Selecteer (in de eerste kolom) de orders waarvan je afleverbevestigingen wilt versturen
3. Selecteer de snelbewerking ‘Afmelden met afleverbevestiging’:
   1. Onderaan het orderoverzicht vind je bij ‘Met geselecteerde orders’ diverse snelbewerkingen
   2. Selecteer bij ‘Status wijzigen’ de optie ‘Afmelden met afleverbevestiging’
4. Controleer of de standaard instelling naar wens is
   Alle openbare documenten worden standaard meegestuurd, je kunt het bijvoegen van de documenten handmatig deactiveren.
5. Klik op ‘OK’

Facturen

Opgeslagen documenten kun je optioneel ook bijvoegen bij de facturen. Bij de algemene instellingen kun je vastleggen of je standaard wel of niet documenten wilt meesturen met een factuur. Uiteraard kun je per klant en/of per e-mail nog afwijken van de standaard instelling

Standaard instelling

Bij de algemene instellingen kun je vastleggen of je standaard wel of niet opgeslagen documenten wilt bijvoegen bij een factuur:

1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Algemeen’ > tabblad ‘Klanten’
2. Leg bij ‘Standaard bijgevoegde documenten meesturen met de factuur’ de algemene instelling vast:
   • Standaard bijvoegen: Selecteer de optie
   • Standaard niet bijvoegen: Selecteer de optie NIET
3. (Indien van toepassing) Pas de standaard instelling toe op reeds bestaande klanten door op het ‘kopiëren’-icoon te klikken.
4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan

Instelling per klant

De instelling die je hebt vastgelegd bij de algemene instellingen wordt toegepast bij elke klant die je nieuw aanmaakt in EasyTrans. Je kunt per klant nog afwijken van deze standaard instelling:

1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Klanten’ > ‘Klant overzicht’
2. Open de klant waarbij je wilt afwijken van de standaard instelling
3. Leg bij ‘Overige instellingen’ > ‘Documenten meesturen met de factuur’ de afwijkende instelling vast
4. Klik op ‘Opslaan & Sluiten’ om de instelling op te slaan

Factuur versturen

Verstuur je de facturen in bulk vanuit het factuur overzicht? Dan wordt hierbij de standaard instelling gebruikt om te bepalen of er wel of geen documenten worden bijgevoegd. Wil je afwijken van een standaard instelling? Gebruik dan niet de snelbewerking in het factuur overzicht maar verstuur de factuur apart zodat je handmatig de instellingen kunt aanpassen:

1. Ga via het hoofdmenu naar ‘Facturen’ > ‘Factuur overzicht’
2. Klik bij de betreffende factuur, in de kolom ‘Factuur gemaild’, op het ‘mail’-icoon
3. Onderaan het e-mailscherm vind je de optie om documenten wel of niet bij te voegen bij de factuur
4. Klik op ‘Email versturen’

Klanten Portal

Vanaf een Premium pakket beschik je over een eigen Klanten Portal. Hiermee geef je de klanten o.a. de mogelijkheid om orders te plaatsen en de status hiervan te volgen. Een klant heeft via een eigen orderoverzicht altijd inzicht in reeds geplaatste orders. Heb je (openbare) documenten opgeslagen met behulp van de Documentopslag module? Dan zijn deze documenten ook direct zichtbaar in het Klanten Portal.